Digitalisoinnin pullonkaulat

Olen viime aikoina päässyt tutustumaan syvällisemmin tuotetiedonhallintaan kaupallisissa – sekä inbound että outbound – prosesseissa. (Tuotteellahan on tyypillisesti kolme toisistaan riippumatonta elinkaarta – tuotteen synnyttämiseen liittyvä elikaari, jota tyypillisesti PDM/PLM-järjestelmillä ratkaistaan, sitten on tämä kaupallinen elinkaari, jossa tuotetta ostetaan ja myydään, sekä viimeisenä tuotteen käytönaikainen elinkaari, johon kohdistuu huolto ja palvelutapahtumia). No nyt siis keskitytään kaupalliseen vaiheeseen. Markkinatalouden kannalta tämä on tietysti kaikkein kiinnostavin vaihe – siinähän syntyy kaupallista transaktiota, jolla koko kansantalous pyörii. E-business käsitteenä syntyi vuosituhannen vaihteessa, ja siitä lähtien näitä kaupallisia transaktioita ollaan paremmalla ja huonommalla menestyksellä automatisoitu, sähköistetty tai digitalisoitu, miksi sitä nyt milloinkin on haluttu kutsua. Raha liikkuu sähköisesti ja jopa enenevässä määrin virtuaalisesti. Laskujen lähetys ja hyväksyntä on digitalisoitu jo kattavasti. Ostolaskut tulevat ostajien ja tilausehdotusten tekijöille ennalta määritellyn workflown mukaisesti ja kiertonopeus paranee. Prosessissa vaan on yksi mutta; laskujen sisällön validointi.

Mitä löytyy laskuriviltä?

Mitä niillä laskuriveillä yleensä on? No yllätys, yllätys, pääsääntöisesti tuotteita ja nimikkeitä. Ne ovat kuitenkin laskuilla pelkästään tekstirivejä, joiden validointiin ei ole mitään automatiikkaa. Pahimmillaan (tai parhaimmillaan) kuvaus on 40 merkkiä pitkä, joka on satunnaisesti lyhennetty toimittajan järjestelmästä – ole nyt sitten varma, että laskulla on juuri ne tuotteet, joita olit aikonut ostaa.

Excel rules…

Tätä ongelmaa on yritetty parantaa kehittämällä katalogipohjaista ostoa, jossa myyjä ja ostaja sopivat, millä tarjoomalla kauppaa käydään ja millä hinnoilla. Kun set-up saadaan kuntoon myyjän ja ostajan välillä, homma rokkaa ihan mukavasti. Ongelmakohta siirtyy nyt myyjien eli toimittajen puolelle. Sähköisiä ostojärjestelmiä on markkinoilla useita ja kaikki haluavat tuotetiedot tietysti oman mallinsa mukaisesti. Pieni toimittaja joutuu mahdollisesti tuottamaan omasta tarjoomastaan kymmeniä erilaisia Excel-tiedostoja, joiden ylläpitäminen hintapäivitysten osalta on helposti tekemätön paikka. Kun ostajayritys vaihtaa ostojärjestelmänsä, joutuu koko toimittajaketju päivittämään Excel-kataloginsa uuteen formaattiin. Lopputulos on tietysti se, että niitä sähköisiä katalogeja ei ole saatavilla ja osto tapahtuu kuten ennenkin – ainahan ne ostolaskut voidaan skannata ja hyväksyä sähköisesti.

Rikkaat tuotetiedot framille

Koska markkina pitää huolen siitä, että erilaisia ERP- ja sähköisen kaupankäynnin järjestelmiä tulee olemaan, on tähän väliin syntynyt palveluntarjoajia, integraattoreita, jotka konvertoivat transaktiotiedot järjestelmien välillä. Ongelma tässä on se, että nämä ovat tyypillisesti point-to-point -ratkaisuja. Tämän päivän tarve kuitenkin on, että ostajalle on tarjolla ”kaikki maailman tuotteet”, joita hän voi vertailla ominaisuuksien ja hintojen perusteella. Kun jokin tuote, tuoteryhmä tai toimittajan tarjooma kiinnostaa, ostaja voi käynnistää sopimusneuvottelut ja lopputuloksena syntyy sopimus määritellystä katalogista hintoineen omaan ostojärjestelmään. Jotta eri toimittajat voisivat päästä mukaan ekosysteemiin, pitää tuotetiedon julkaisukynnyksen olla erittäin matala. Tämän jälkeen alkaa normaali markkinatalous purra. Toimittajan on pakko rikastaa tuotetietoaan, jotta se päätyy ostajien näkyville ja lopputuloksena kaikki hyötyvät – ostaja tietää mitä ostaa, kuluttaja tietää mitä saa ja myyjä myy sitä mitä ostetaan.
Tällä saarnalla 2015 käyntiin.

-PDM Preacher

Mainokset

Kuolema koodiavaimille!

Peter Benson, ECCMA:n puheenjohtaja, kirjoittaa juuri ilmestyneen uutiskirjeen pääkirjoituksessa jotain tähän suuntaan:

”Katalogien manuaalinen tuottaminen on tulossa nopeasti tiensä päähän. Katalogit korvautuvat ymmärryksellä, että tuotteiden toimittajat ovat vastuussa oikean ja riittävän informaation toimittamisesta asiakkailleen. Katalogisteista (en lähtenyt kääntämään) on tulossa data quality managereita, jotka auttavat käyttäjiä määrittelemään tarpeensa ja hoitavat prosessia, jolla tietoa pyydetään toimittajilta ja valmistajilta.”


Mystinen koodiavainOlen asiasta aivan samaa mieltä. Tyyppikoodiavaimet, joiden tulkinta on ollut tuotepäälliköiden, tarjousinsinöörien, komponentti-insinöörien ym. teknisten asiantuntijoiden vastuulla, ja joiden avulla on pystytty visualisoimaan erittäinkin laaja tuotetarjooma yhdellä A4-sivulla, on toimitusketjun automaation kannalta mahdoton malli. On ihan mielenkiintoista, että lähes kaikissa ERP-järjestelmissä on nykyään MYYNTI-konfiguraattori mutta prosessin vastinparia ei ole – eli siis mikään järjestelmä ei osaa OSTAA konfiguroitavia tuotteita. Ennen kuin tämä toiminnallisuus kehittyy ja standardoituu (mikä voi olla toimivaa 2020-luvulla) on pakko palata takaisin yksiselitteisiin nimikkeisiin.

Kuva on napattu Agilentin komponenttikatalogista

ATK:ta

Hankintatoimelle alkaa olla paljonkin tarjontaa ostoprosessin automatisointiin katalogien pohjalta, mutta se edellyttää, että yksi kataloginimike on yksiselitteinen ja sillä on hinta. Tämä palauttaa ongelman taas ytimeen – miten ostaja tai pidemmälle vietynä järjestelmä osaa tunnistaa oikean nimikkeen. IT-järjestelmät osaavat hoitaa jo sen, että kun toimittaja lähettää laskun, voidaan todentaa automaattisesti onko hinta sitä mitä on sovittu. Kun toimittaja lähettää tuotteen, vastaanottavassa päässä osataan tunnistaa erilaisilla tekniikoilla, että kyseessä on juuri tilattu tuote. Mutta onko tuote OIKEA? Se voidaan päätellä vain, mikäli siitä on osattu kysyä oikeat ja riittävät tiedot ja toimittaja on ne toimittanut.

Jotta nimikkeet perustettaisiin järjestelmiin oikein, on aika monessa yrityksissä siirrytty keskittämään nimikkeiden perustaminen erityiselle asiantuntijatiimille. Loppukäyttäjille annetaan lomake, jossa he kertovat mitä nimikettä tarvitaan ja workflow ohjaa pyynnön asiantuntijoille, jotka lähtevät selvittämään lisätietoa nimikkeestä. Koska toiminta globaaleissa yrityksissä on hektistä ja kaikki toimii IT-järjestelmien varassa, ovat nimiketiimit yleensä jatkuvassa back logien puristuksissa, nimikkeitä ei saada perustettua niin nopeasti kuin liiketoiminta odottaa.

Nimikehallintatiimi eturiviin

Minun mielestäni nämä kaikki esitetyt ongelmat voidaan poistaa kun katsotaan koko kokonaisuutta hieman eri lailla. Nimikehallintatiimi voisi pro-aktiivisesti luoda tarjoomaa niin ostoon (mikäli tavarantoimittajat eivät sitä tee jo valmiiksi) kuin myyntiinkin esivalmistelemalla nimikeinformaatiota ja tallentamalla niitä virtuaalisiin nimikevarastoihin. Toisin sanoen puretaan niitä toimittajien koodiavaimeen pohjautuvia katalogeja portfolioiksi ja kehitetään tiedonkeruulogiikkaa. Osto / ja myynti voisivat käydä nimikevarastosta tutkimassa mitä nimikkeitä olisi tarjolla helposti ja pyytää niitä operatiivisiin järjestelmiin tarvittaessa. Nimikehallintatiimin rooli nousisi huimasti pelkästä reaktiivisesta käsikassarasta tarjooman kehittäjäksi ja konsultiksi, ostotoiminta voidaan automatisoida, tarjoussuunnittelu nopeutuu, tehokkuus nousee ja kaikki voittavat.

Tässä taas kuukauden saarna.

Jukka

PS. insinöörit jäivät varmaan miettimään mikä tuo koodisarja oli – no se on ihan oikea pneumatiikkaventtiili (ASCO).