Löytyykö se järjestelmästä?

Hehkutin taannoin, millaisen vaikutuksen tuotetiedonhallinta-järjestelmä minuun aikoinaan teki. Edelleen olen vakuutettu siitä, että ko. tietojärjestelmä on hyvälle bisnekselle must, mutta toisaalta järjestelmäuskovaisuuteni on myös kokenut kolauksen.

Oma kantapää ja kaverit ovat kertoneet, ettei mikään tietojärjestelmä itsessään tee autuaaksi. Jokaista järjestelmää voisi hioa ja parannella loputtomasti: lisätään uusia toiminnallisuuksia, parannetaan käyttöliittymää ja käytettävyyttä, verkotutaan muihin tarpeellisiin järjestelmiin, yms yms. Mikään toimenpide sinällään ei tuo sijoitettuja euroja takaisin suurempien hyötyjen muodossa, ellei järjestelmää käytetä järkevästi ja yhtenäisesti.

Ihminen on avain

Olen siis törmännyt vanhaan totuuteen: Järjestelmä on juuri niin hyvä kuin sen käyttäjät ovat. Auts.

”Löytyykö se järjestelmästä?” on kysymys jonka usein kuulen ja itsekin kysyn. Ellen vie dokumenttia/tuotetta/asiakasta/ projektia/sähköpostia/etc. järjestelmään, sitä ei ole olemassa!  Tekemäni työ on jäänyt vain omaksi ilokseni, ja jos huonosti käy, en itsekään löydä sitä enää myöhemmin.

Järjestelmää hankittaessa ja ainakin viimeistään ennen käyttöönottoa yhteisesti sovittavat käytännöt ja toimintatavat on nostettava prioriteetille yksi. On varattava aikaa ja mietittävä omat prosessit kuntoon. Tähän kannattaa hakea sparrausapua asiantuntijalta,  jotta uskalletaan kyseenalaistaa vanhat tavat ja saadaan hankittavan järjestelmän antamat mahdollisuudet hyödynnettyä täysimääräisesti.

Seuraava haaste on sitouttaa kaikki käyttäjät uusiin toimintatapoihin. Negatiiviselta kalskahtava ”käyttäjäkuri” on itseasiassa positiivinen asia ja ainoa toimiva lääke, kunnes tiedonhallintajärjestelmään saadaan ajatustenlukutoiminnallisuus mukaan. Sitä odotellessa…

– Lilli