Hallinnoiko tietohallinto tietoa?

En ole nähnyt virallista tutkimusta siitä, kuinka moni ihminen mieltää datan välittömästi osaksi tietotekniikkaa, mutta väittäisin hyvin monen tekevän niin. Tämä on heijastunut yritysmaailmassa siten, että data, sen hallinnoiminen ja kehittäminen, on pitkään nähty yhtenä tietohallinnon osa-alueena.

Jo PDM-Saarnasmies Salovaaran viimekertaisessa data-aiheisessa artikkelissa todettiin, ettei käsite nimeltä data voi kokonaisuudessaan olla yhden osaston vastuulla.

Sanasta miestä

Termi ”data” tarkoittaa itse asiassa hyvin montaa asiaa ja termin määrittely on lievästi sanottuna moniulotteinen. Omakohtaisen kokemukseni mukaan on kuitenkin olemassa kirjoittamaton sääntö, että datalla tarkoitetaan jotain sähköisessä muodossa olevaa tallennetta/ syötettä ja hyvin usein puhutaan datasta, vaikka kyse on informaatiosta tai tiedosta. Näistä on tullut puhekielessä toistensa synonyymeja. Tässä mielessä tietohallinnon roolina on tarjota riittävät työkalut ja prosessit datan/informaation taltiointiin, varmistamiseen ja tietomassojen hallintaan teknisellä tasolla, niinkuin englanninkielinen termi Information TECHNOLOGY antaa ymmärtää.

Itse datan sisältö, sen oikeellisuus ja riittävyys kuuluu koko organisaation vastuulle. Siis aina sillä, joka dataa järjestelmään luo. HR-järjestelmään uuden työntekijän tiedot syöttävä HR-koordinaattori/-päällikkö/-assistentti/-asiantuntija/-guru on vastuussa tietojen oikeellisuudesta. IT:llä on luonnollisesti (tai siis optimimaailmassa) työkalut, joiden avulla HR-järjestelmään syötettyjen tietojen perusteella provisioidaan uudelle työntekijälle kaikki tarvittava automaattisesti sähköpostiosoitteesta SAP-käyttäjätiliin. Tietohallinto ei päätä sisällöstä.

Tieto rakentuu informaatiosta, joka taasen rakentuu datasta.

Datasta rakentuva informaatio on ensisijaisesti johtamisen ja päätöksenteon työkalu, siksi sen laadukkuuden olettaisi kiinnostavan yritysten johtoa. Seuraava tiedon laatuvirheiden vaikutuksia havainnollistava esimerkki on poimittu suoraan Tietokone-lehden 5/2012 artikkelista ”Yritystä johdetaan tiedolla”:

Konepajayritys saa tilauksen harvoin toimitettavasta vakiotuotteesta. Sen kallein osa, Diesel-moottori, tilattiin kokoonpanoa varten alihankintakumppanilta. Moottorin saapuessa huomattiin varastossa pölyyntynyt laatikko, jossa oli vastaava moottori, joka oli jäänyt yli vastaavanlaisesta isosta toimituksesta. Virhe johtui nimikkeen löytymisestä järjestelmästä kahdella eri koodilla, jonka vuoksi todellista varastotilannetta ei nähty. Kun valmis tuote lähetettiin tilaajalle naapurimaahan, se juuttui viikoiksi kuljetusliikkeen välivarastoihin. Konepaja joutui maksamaan viivästyssakkoja myöhästyneestä toimituksesta. Virheen syy: Asiakkaan tiedoissa oli väärä postinumero.

Tarina ei kerro, onko esimerkki tosi vai ei, mutta opetus on relevantti: kate pieneni, toimitusvarmuus heikkeni ja tuskin asiakastyytyväisyyskään kamalasti parani. Siis vain siksi, koska datassa oli virheitä tai sitä ei ollut olemassa. Osto teki päätöksen ostaa uusi moottori, koska ei löytänyt merkintää sellaisen olemassa olosta omassa varastossa. Asiakastietojen ylläpitoon ei luultavasti oltu määritelty prosessia, eikä postinumeron tarkistaminen siten ollut kenenkään vastuulla.

Voidaanko tästä syyttää tietohallintoa?

Kalle –

Mainokset

Corrupted Information = vääriä päätöksiä?

Pohdiskelen tässä blogiartikkelissani yrityksissä käytettävien tietojärjestelmien (toiminnanohjaus, tuotetiedonhallinta, tms.) kyvykkyyttä palvella liiketoiminnan informaatio-/ohjaustarpeita. Miten kyvykkyyden käy, kun yritys pyrkii mukautumaan liiketoimintaympäristössään tapahtuviin muutoksiin? Etenkin järjestelmien globaali käyttö altistaa yrityksiä tässä käsiteltävälle ilmiölle, muttei ilmiö ole vieras paikallisissakaan implementaatioissa.

Voidaan kai yleisesti todeta, että tietojärjestelmän kuin tietojärjestelmän käyttöönotto liittyy johonkin yrityksen toiminnankehityshankkeeseen. Yritys muuttaa tai kehittää toimintaansa, jolloin uutta toimintatapaa tukemaan tarvitaan jokin työväline (=tietojärjestelmä tai vastaava) tai kehittyneempi versio jo käytössä olevasta työvälineestä. Käyttöönottoa edeltää usein pitkähkö määrittelyvaihe, jonka aikana käyttöönotettavan järjestelmän toiminnallisuus sekä toiminnallisuutta ohjaavat parametrit määritellään. Tehdään siis jonkinlainen vaatimusmäärittely. Näin varmistetaan, että tarvittavat liiketoimintatapahtumat saadaan kirjattua järjestelmään, ja että syötetyn datan perusteella saadaan liiketoiminnan ohjaamiseen tarvittava informaatio yrityksen käyttöön. Järjestelmän toiminnallisuus ja parametrit edustavat yrityksen liiketoimintaympäristön sen hetkistä tilannekuvaa.

Kriittisten liiketoimintajärjestelmien elinkaari on kohtuullisen pitkä, useita vuosia ellei vuosikymmeniä. Tällaisen ajanjakson aikana yritysten liiketoimintaympäristössä yleensä tapahtuu sellaisiakin muutoksia, joihin yrityksen on tavalla tai toisella vastattava omaa toimintaansa muuttamalla.  Samalla myös liiketoiminnan ohjaamisessa tarvittava informaatio muuttuu.

Miten tietojärjestelmät sitten elävät mukana tällaisessa muutoksessa? On sanottu, että esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmät ”betonoivat” yrityksen tavan toimia. Mitä tämä ”betonointi” käytännössä saattaa tarkoittaa?

  1. Onko kyse siitä, että järjestelmät usein itsessään ovat niin kankeita ja vaikeasti säädettävissä, että pientenkin muutosten tekeminen on kallista ja aikaa vievää, eikä siihen siksi haluta panostaa? Vai onko niin, että järjestelmistä puuttuu ”säätövara” ihan kokonaan?
  2. Vai onko kyse siitä, että yritys ei ole ollut halukas tekemään investointia, jolla järjestelmän säätämiseen tarvittava osaaminen olisi tavalla tai toisella hankittu yrityksen käyttöön, vaikka järjestelmä itsessään mahdollistaisi tällaisen säätämisen?
  3. Vai onko niin, että yrityksen johtamiseen käytettävän informaation johtamiseen ei syystä tai toisesta ole kyvykkyyttä?

Niin tai näin, tällaisen kehityksen tuloksena järjestelmien tuottaman informaation laatu heikkenee ja rapautuu aikaa myöden. Yritysten toiminnan tehokkuus kärsii, kun luotettavaa liiketoimintaa ohjaavaa informaatiota ei ole suoraan saatavilla. Informaatiota pitää täydentää ja sen laatua varmistella muista täydentävistä informaatiolähteistä (Excel ;-)).  Tämä yhdistettynä ajan myötä kasvaneeseen informaatiomäärään asettaa yrityksen vaikeaan tilanteeseen – yrityksellä on tietovarastoissaan valtava määrä dataa, jonka perusteella johdettuun ohjausinformaatioon ei voida luottaa.

Teknologia vs. Sisältö

Miten tällaista informaatiojohtamisen kulttuuria voitaisiin lähteä muuttamaan?

Leikitäänpä ajatuksella: Mitä tapahtuisi, jos yrityksen ohjaamiseen käytettävään informaatioon, sen hallintaan ja käyttöarvon ylläpitämiseen suhtauduttaisiin kuten yrityksen tuotantokoneistoon ja -laitteisiin? Tuotannollisissa yrityksissä on kunnossapito-organisaatio, joka vastaa siitä, että yrityksen tuotantokoneisto rakennetaan toimimaan, ja että se toimii yrityksen strategian mukaisesti. Kunnossapito-organisaatio voi olla joko yrityksen oma tai ulkoistettu (hankitaan palveluna, palveluiden ostaminen, palvelukuvaukset, palvelusopimukset, SLA), kunnossapidon johto on kuitenkin yleensä aina yrityksen oma.

Voitaisiin varmaan ajatella, että tietohallinto-organisaatio, tai ainakin osa sitä, hoitaa yrityksissä tällaista roolia. Näkemykseni on kuitenkin se, että nykyisellään yritysten tietohallinto-organisaatiot paneutuvat pikemminkin kaikkeen muuhun kuin yrityksen ohjaamiseen käytettävään informaatioon, sen hallintaan ja käyttöarvon ylläpitämiseen liittyviin tehtäviin. Tekniikka on kehittynyt paljon nopeammin kuin ohjelmistot – teknisten vimpainten kanssa on mukava touhuilla. Mobiilimaailman syövereihin on muodikasta ja mukavaa uppoutua. Virustorjunnan ja haittaohjelmien torjuntaankin pitää paneutua. On somet ja pilvet ja vaikka mitä. Ei siinä ole aikaa miettiä yrityksen ohjaamiseen käytettävään informaatioon liittyviä asioita. Ainakaan jos kukaan ei oikein sitä osaa vaatia.

Mitä jos nostettaisiin yritysinformaatio organisaatiossa sille kuuluvaan keskeiseen rooliin, ja perustettaisiin yrityksiin erillinen yritysinformaation kunnossapito-organisaatio? Se sitten vastaisi yrityksen ohjaamiseen käytettävästä informaatiosta, sen laadusta, hallinnasta ja käyttöarvon ylläpitämiseen liittyvistä tehtävistä.

Lyhyeksi lopuksi oheinen kuva, johon on kiteytetty ainakin osa tämän kirjoituksen sanomasta.

Tarina jatkuu (kuka tietää?) ja kuvakulma tarkentuu artikkelin saaman palautteen perusteella. Jatketaan siis pohdiskelua ja jaetaan ajatuksia. Kiitos ajastanne!