Mihin dokumentteja tarvitaan?

Yrityksissä vallitsee pääasiassa kaaos erilaisten dokumenttien suhteen. Word-, Excel-, Powerpoint- ja xx-dokumentteja syntyy kuin sieniä näin syyssateilla. Suurin osa päätyy syntymisen jälkeen unholaan – joko siksi ettei niitä kukaan kaipaa, tai siksi ettei niitä kukaan löydä. Tähän saumaan on iskenyt liuta toimijoita erilaisilla dokumenttien hallinnan ratkaisuilla. Luodaan kansiorakenteita ja erilaisia luokittelutekijöitä auttamaan dokumenttien hakemista. On sisältöhakua, indeksointia, sumeaa logiikkaa ja ties vaikka mitä.

Onko kukaan koskaan vaivautunut miettimään miksi näitä dokumentteja oikein tehdään? No vastaan saman tien – yleisen käsityksen mukaan on laadukasta dokumentoida kaikki tekemiset tulevaisuutta varten, ja laatujärjestelmät pääsääntöisesti perustuvat ohjeisiin, mitä dokumentteja kunkin tehtävän suorittamisesta pitää syntyä.

On myös lukuisia säädoksiä miten viralliset dokumentit muotoillaan – mihin kohtaan otsikko, päivämäärä, dokumentin vastaanottaja jne.

Dokumenttiparadigma vuodelta 3000 eaa

Minun pointtini tässä on se, että koko dokumenttiparadigma on luotu aikana, jolloin papyrus  keksittiin, ja jota Johannes Gutenberg vuonna 1436 hieman modernisoi.

Mietitäänpä dokumentteja yritysmaailmassa. Yleisin dokumentti on todennäköisesti kokousmuistio. Mikä siinä on oleellista? No tietenkin on tärkeää, että syntyy todiste siitä, milloin kokous on pidetty, ketkä ovat osallistujat ja mitä päätöksiä tehtiin. Esimerkkinä vaikka pidempiaikainen projekti, ja sen ohjausryhmän muistio. Jälkipolvia saattaa kiinnostaa miten projekti eteni, eli miten esimerkiksi kustannukset arvioitiin suhteessa budjettiin ja lopulliseen toteumaan ajan funktiona. Tai mitkä olivat päätökset, kun budjetin ylitys ensimmäisen kerran todettiin. Tämän vertailun tekeminen lukemalla projektimuistioita pdf-formaatissa on kohtuullisen manuaalista ja työlästä, vaikka dokumentti helposti löytyisikin. Ja vertailun tulos tietenkin dokumentoidaan taas omaksi dokumentikseen.

Mutta mitäpä jos projektimuistio olisi nimike ja agenda siihen liittyvä rakenne. Yhtenä nimikkeenä rakenteessa olisi ITM00123 KUSTANNUS, jonka attribuutteina budjetti, toteuma ja arvio. Toisena nimikkeenä on ITM00124 AIKATAULU, jonka attribuutteina vastaavasti suunniteltu valmistumisaika, valmiusaste ja arvioitu valmistumisaika. Lisäksi jokainen päätös olisi omana nimikkeenään, joissa attribuutteina kuvaus päätöksestä, vastuuhenkilöt, implementointitapa ja aikataulu. Nimikerakennetta revisioitaisiin jokaisen projektipalaverin jälkeen ja kaikki attribuuttitiedot tallentuisivat tietokantaan, josta niitä voidaan hyödyntää yksinkertaisena rakennevertailuna erilaisiin raportteihin. Johan alkaisi syntyä tietämystä kartuttavaa informaatiota!

muistionimike

muistionimike

ATK:ta

Väitän, että vastaavasti voidaan lähes kaikista dokumenteista poimia oleelliset asiat ja määritellä ne attribuuteiksi ja näin saadaan edistettyä ATK:ta. Tarjoukset esimerkiksi tehdään jo tyypillisesti suoraan raporttina ERP:stä tai myyntikonfiguraattorista, ja käyttö- ja huolto-ohjeet tuotetaan jo monissa yrityksissä rakenteisina dokumentteina. Mielestäni olisi jo hyvä aika haastaa 3000 vuotta vanha käytäntö ja raahata kaikki dokumentit roskalaatikkoon.

Huono puoli on tietysti se, että ihmiset unohtavat kirjoittamisen taidon josta saattaa seurata kulttuurillista rappeutumista, mutta siitä nyt yleensäkään yritysmaailma ei ole ottanut murheita. Sitä paitsi ainahan voi kirjoitella blogeja, jos luomisen tuska iskee…

-PDM Preacher

Mikä ei ole nimike?

Aiempi blogini aiheesta: ”Mikä on nimike?” kirvoitti mukavasti keskustelua. Ja koska insinööreistä on kyse, kiinnostavimmaksi kysymykseksi muodostui: Mikä EI ole nimike?

Nimikkeestä käytetään näissä yhteyksissä siis englanninkielistä termiä Item. Ruotsalaiset puhuvat yleensä artikkeleista (artikel). Mitään tieteellisesti pätevää määritelmäähän aiheesta ei (vielä) ole joten tässä nyt pohditaan asiaa keittiöfilosofisesti. Katsoin pahuuttani Kielikoneen MOT:sta miten siellä määritellään Item:

1. esine, kappale, nimike It is quite extraordinary how many rare ~s some collectors have. On ihmeellistä, miten paljon harvinaisia esineitä joillakin keräilijöillä on. an ~ of clothing vaatekappale, French ~s on the list were shipped to Brazil. Luettelon ranskalaiset nimikkeet lähetettiin Brasiliaan.

2. [asia]kohta the next ~ on the agenda seuraava kohta esityslistalla, the first ~ on the programme ensimmäinen ohjelmanumero

3. uutinen a newspaper ~ lehtiuutinen ”

Sieltä löytyy muuten myös sana Itemize:

“itemize [’aɪtəmaɪz] v tr (myös itemise) eritellä, luetella I asked him to ~ the price. Pyysin häntä erittelemään hinnan. Steinburg ~d 32 design faults in the reactor. Steinburg luetteli 32 reaktorin suunnitteluvirhettä.

No tästä nyt nähdään heti se, että valmista teknistä sanastoa, joka ymmärtää nimenomaan yritysten materiaalinimikkeet, ei löydy valmiina, mutta siitä myöhemmin oma tarinansa….

Piirustus ei ole nimike

Joka tapauksessa kyllä tällä määritelmällä päästään lähelle ja varsinaiseen asiaan eli Nimike / Item tuotetiedonhallinnan viitekehyksessä kuvaa nimenomaan epämääräisellä artikkelilla tiettyä konkreettista asiaa (ei välttämättä pelkästään esinettä), joka voi olla materiaali, osakokoonpano, lopputuote, palvelutuote, ohjelmistotuote, elektroniikkakomponentti, jne. Olen tähän jatkoksi perinteisesti aina todennut, että piirustus ei ole nimike. Se on dokumentti, joka kuvaa yleensä miten jokin nimike valmistetaan. Voidaanko siis todeta, että dokumentti ei ole nimike? No en olisi tässä niin ehdoton…

Variantti on apuväline

Eräs asiakas kysyi, onko variantti nimike? Totesin, että minun mielestäni ei, josta tietenkin seurasi pitkä väittely, joka saattoi päätyä tasapeliin. Kyseinen henkilö kertoi, että heillä koko tuoteportfolio kuvataan yhdellä varianttinimikkeellä, josta tilauskohtaisilla attribuuteilla toteutetaan asiakaskohtainen toimitus. Jälkipolville jää talteen pelkästään myyntiominaisuuksien lista, ei erillistä ylätason nimikettä. Itse olen edelleen sitä mieltä, että nimike on aina yksiselitteinen kuvaus kohteestaan. Eli tuo Kielikoneen itemize-käännöksessä mainittu sana ”eritellä” on hyvä. Nimikkeessä on siis aina eritelty kaikki sen ominaisuuksia kuvaavat määreet eli attribuutit yksiselitteisesti. Variantti voidaan nähdä apuvälineenä, jolla hallitaan lukuista joukkoa eri nimikkeitä yksinkertaisesti. (Tässä viite vanhaan blogiini ”Kuolema koodiavaimille”)

Onko sarjanumeroyksilö nimike? Sarjanumero uniikkina käsitteenään ei ole nimike. Se kyllä edustaa yleensä jotain nimikettä.

Onko varaosa nimike? Mielenkiintoinen kysymys. Erään määritelmän mukaan Nimikkeestä tulee varaosa heti kun nimiketietoon liitetään käyttökohde ja tietysti tieto siitä, onko kyseinen osa määritelty varaosaksi. Käyttökohde siis määrä varaosa-ominaisuuden, ei nimike itse. Eli käytännössä varaosa on nimike, mutta nimike ei ole varaosa.

Dokumentti on attribuutti

Palataan vielä tuohon dokumenttiin. Miksi dokumentti ei olisi nimike? Tai mikä se on esimerkiksi nimikkeen ”paineastia” yhteydessä? Paineastia, jolla on tietty tilavuus, materiaalitiedot, paineenkesto jne. on yksiselitteisesti nimike. Kuitenkin;  jotta kyseinen paineastianimike voitaisiin PDM-järjestelmässä hyväksyä valmiiksi (eli aproovata) siihen liittyvän viranomaisdokumentaation pitää olla hyväksytty. Siis nimikettä ei ole olemassa ilman tiettyjä dokumentteja. Tässä tapauksessa dokumentti voidaan nähdä nimikkeen attribuuttina.

Jos tehdään rakenteista huoltodokumentaatiota, jossa lopullinen dokumentti koostetaan lopputuotteen tuoterakenteen mukaisesti, ja jokaiseen tuotemoduuliin liittyy oma dokumenttiosa, voidaan näitä dokumenttielementtejä aivan hyvällä omalla tunnolla kutsua nimikkeiksi. Ja koska huoltokirja on elimellinen osa asiakastoimitusta, myös se on oma nimikkeensä, jolla parhaassa tapauksessa on jopa oma hinta.

No nyt tuli sopivasti sivu täyteen. Ottakaa lukijat näppäimistö käteen ja jatkakaa pohdintaa tästä – kuten totesin, mitään tieteellisesti hyväksyttyä määritelmää asialle ei ole. Tosin on niitä väitöskirjoja tehty mitättömämmistäkin aiheista, joten joku akateemisesti valveutunut henkilö voisi ottaa tästä pallon…

PDM Preacher