Mihin dokumentteja tarvitaan?

Yrityksissä vallitsee pääasiassa kaaos erilaisten dokumenttien suhteen. Word-, Excel-, Powerpoint- ja xx-dokumentteja syntyy kuin sieniä näin syyssateilla. Suurin osa päätyy syntymisen jälkeen unholaan – joko siksi ettei niitä kukaan kaipaa, tai siksi ettei niitä kukaan löydä. Tähän saumaan on iskenyt liuta toimijoita erilaisilla dokumenttien hallinnan ratkaisuilla. Luodaan kansiorakenteita ja erilaisia luokittelutekijöitä auttamaan dokumenttien hakemista. On sisältöhakua, indeksointia, sumeaa logiikkaa ja ties vaikka mitä.

Onko kukaan koskaan vaivautunut miettimään miksi näitä dokumentteja oikein tehdään? No vastaan saman tien – yleisen käsityksen mukaan on laadukasta dokumentoida kaikki tekemiset tulevaisuutta varten, ja laatujärjestelmät pääsääntöisesti perustuvat ohjeisiin, mitä dokumentteja kunkin tehtävän suorittamisesta pitää syntyä.

On myös lukuisia säädoksiä miten viralliset dokumentit muotoillaan – mihin kohtaan otsikko, päivämäärä, dokumentin vastaanottaja jne.

Dokumenttiparadigma vuodelta 3000 eaa

Minun pointtini tässä on se, että koko dokumenttiparadigma on luotu aikana, jolloin papyrus  keksittiin, ja jota Johannes Gutenberg vuonna 1436 hieman modernisoi.

Mietitäänpä dokumentteja yritysmaailmassa. Yleisin dokumentti on todennäköisesti kokousmuistio. Mikä siinä on oleellista? No tietenkin on tärkeää, että syntyy todiste siitä, milloin kokous on pidetty, ketkä ovat osallistujat ja mitä päätöksiä tehtiin. Esimerkkinä vaikka pidempiaikainen projekti, ja sen ohjausryhmän muistio. Jälkipolvia saattaa kiinnostaa miten projekti eteni, eli miten esimerkiksi kustannukset arvioitiin suhteessa budjettiin ja lopulliseen toteumaan ajan funktiona. Tai mitkä olivat päätökset, kun budjetin ylitys ensimmäisen kerran todettiin. Tämän vertailun tekeminen lukemalla projektimuistioita pdf-formaatissa on kohtuullisen manuaalista ja työlästä, vaikka dokumentti helposti löytyisikin. Ja vertailun tulos tietenkin dokumentoidaan taas omaksi dokumentikseen.

Mutta mitäpä jos projektimuistio olisi nimike ja agenda siihen liittyvä rakenne. Yhtenä nimikkeenä rakenteessa olisi ITM00123 KUSTANNUS, jonka attribuutteina budjetti, toteuma ja arvio. Toisena nimikkeenä on ITM00124 AIKATAULU, jonka attribuutteina vastaavasti suunniteltu valmistumisaika, valmiusaste ja arvioitu valmistumisaika. Lisäksi jokainen päätös olisi omana nimikkeenään, joissa attribuutteina kuvaus päätöksestä, vastuuhenkilöt, implementointitapa ja aikataulu. Nimikerakennetta revisioitaisiin jokaisen projektipalaverin jälkeen ja kaikki attribuuttitiedot tallentuisivat tietokantaan, josta niitä voidaan hyödyntää yksinkertaisena rakennevertailuna erilaisiin raportteihin. Johan alkaisi syntyä tietämystä kartuttavaa informaatiota!

muistionimike

muistionimike

ATK:ta

Väitän, että vastaavasti voidaan lähes kaikista dokumenteista poimia oleelliset asiat ja määritellä ne attribuuteiksi ja näin saadaan edistettyä ATK:ta. Tarjoukset esimerkiksi tehdään jo tyypillisesti suoraan raporttina ERP:stä tai myyntikonfiguraattorista, ja käyttö- ja huolto-ohjeet tuotetaan jo monissa yrityksissä rakenteisina dokumentteina. Mielestäni olisi jo hyvä aika haastaa 3000 vuotta vanha käytäntö ja raahata kaikki dokumentit roskalaatikkoon.

Huono puoli on tietysti se, että ihmiset unohtavat kirjoittamisen taidon josta saattaa seurata kulttuurillista rappeutumista, mutta siitä nyt yleensäkään yritysmaailma ei ole ottanut murheita. Sitä paitsi ainahan voi kirjoitella blogeja, jos luomisen tuska iskee…

-PDM Preacher

Mainokset

Vaaleanpunaisia omenia

Peter Benson heitti ECCMA:n kesäkuun uutiskirjeessä mielenkiintoisen esimerkin hierarkisten luokittelujen ongelmista. Vaikka yritykset orjallisesti noudattaisivat UNSPSC – luokittelua tai jotain muuta standardia, joka pohjautuu hierarkisuuteen, törmätään vääjäämättä jossain vaiheessa hankaluuksiin. Sama nimike näyttäisi yksiselitteisesti kuuluvan useampaan luokkaan.

Peterin esimerkki oli omenat – ei se puhelimiakin valmistava IT-yritys, vaan tämä ihmiskunnan historiassa merkittävää roolia näytellyt hedelmä, jota Aatami ja Eeva maistelivat ja joka Newtonin päähän pudotessaan mullisti käsityksen maailmankaikkeudesta.  Siis ruokakaupan hyllyiltä löytyvä tuote ”Pink Lady® apple”, joka on UNSPSC luokittelussa määritelty kahdeksaan (8) eri luokkaan:

Pink lady apple UNSPSC luokat

Pink lady apple UNSPSC luokat

Tuon omena-esimerkin voi käydä lukemassa originaalina täältä, hyvä tarina: ECCMA June Newsletter

Esimerkki on loistava siinä mielessä, että siinä esiintyy lähes kaikki tyypilliset nimikeluokittelussa tehtävät virheet. Ensinnäkin Pink Lady® on rekisteröity tavaramerkki – siis brandi. Sitä ei kannata sotkea esimerkiksi termiin, joista muodostuu yrityksen sanasto.

Viime aikoina olemme tehneet useampia sanastoprojekteja, joissa brandi-nimien ohella on tullut vastaan erilaisia apusanoja, kuten ylä, ala, taka, sivu, oikea, vasen. Pahimmillaan sanastossa on termejä tyyliin: ”1. vasen tukivarsi”, ”2. vasen tukivarsi”, ”3. oikea tukivarsi” … Tämä generoi tietysti kielenkääntäjälle töitä, kun kaikki variaatiot käännetään jopa kymmenille kielille.

Loputon suo

Omena-esimerkissä luokittelutekijöihin on lisäksi sotkettu viljelysmenetelmä sekä jälkiprosessointi, joka johtaa siis jäädytettyihin orgaanisesti viljeltyihin omeniin sekä jäädytettyihin muuten vaan viljeltyihin omenoihin. Koska ryhmä ei vielä kerro, onko omenat jäädytetty kokonaisina, viipaloituina vai murskattuina tarvitsemme todennäköisesti vielä lisää ryhmiä. Tällä mallilla suo on loputon. Konepajamaailmassa tyypillisin luokittelusynti on sekoittaa nimikkeen käyttökohde ja funktio – siis esim. KIINNITYSLAIPPA vs. MOOTTORIN KIINNITYSLAIPPA, KYTKIMEN KIINNTYSLAIPPA, NOSTURIN NH15 KIINNITYSLAIPPA jne

Hierarkisuus sinänsä on erittäin ymmärrettävää, koska ihmiset ja varsinkin me insinöörit olemme tottuneet jäsentämään asioita hierarkisesti. Tietojärjestelmät eivät hierarkisuutta tarvitse, joten näin tietointensiivisenä aikana olisi hyvä yhdistää nämä molemmat asiat. Tietomallin luonnissa siis pyritään välttämään kiinteitä hierarkioita, jottei synny duplikaatteja, mutta käyttäjälle pitäisi pystyä asiat tuomaan tarpeen mukaan erilaisten näkymien ja polkujen kautta.

ISO 8000 mukainen kuvaus

ISO 8000 mukainen kuvaus

Tässä hypätään nyt hieman idealistiselle puolelle. Koko nimikkeistön attributisointi kyseiseen tasoon on monelle yritykselle tekemätön paikka. Tietotekniset työkalut ja algoritmit kyllä työssä auttavat mutta puhutaan joka tapauksessa megalomaanisesta työmäärästä, jos nimikemäärä on satoja tuhansia.

Suunta kyllä kannattaa pitää mielessä ja aloittaa esimerkiksi myytävistä omista tuotteista, toimittajat nimittäin vastaavat ostokomponenttien jalostamisesta, mikäli haluavat niitä myydä 😉

PS: En siis mitenkään halua kyseenalaistaa UNSPCS-luokittelun käyttämistä – päinvastoin, mutta sitä kannattaa käyttää omiin tarpeisiin järkevästi soveltaen.

Tässä kesäkuun saarna. Eiköhän lähdetä nauttimaan kotimaisista, UNSPSC-vapaista, kirkkaan punaisista mansikoista.

-PDM Preacher

Mikä ei ole nimike?

Aiempi blogini aiheesta: ”Mikä on nimike?” kirvoitti mukavasti keskustelua. Ja koska insinööreistä on kyse, kiinnostavimmaksi kysymykseksi muodostui: Mikä EI ole nimike?

Nimikkeestä käytetään näissä yhteyksissä siis englanninkielistä termiä Item. Ruotsalaiset puhuvat yleensä artikkeleista (artikel). Mitään tieteellisesti pätevää määritelmäähän aiheesta ei (vielä) ole joten tässä nyt pohditaan asiaa keittiöfilosofisesti. Katsoin pahuuttani Kielikoneen MOT:sta miten siellä määritellään Item:

1. esine, kappale, nimike It is quite extraordinary how many rare ~s some collectors have. On ihmeellistä, miten paljon harvinaisia esineitä joillakin keräilijöillä on. an ~ of clothing vaatekappale, French ~s on the list were shipped to Brazil. Luettelon ranskalaiset nimikkeet lähetettiin Brasiliaan.

2. [asia]kohta the next ~ on the agenda seuraava kohta esityslistalla, the first ~ on the programme ensimmäinen ohjelmanumero

3. uutinen a newspaper ~ lehtiuutinen ”

Sieltä löytyy muuten myös sana Itemize:

“itemize [’aɪtəmaɪz] v tr (myös itemise) eritellä, luetella I asked him to ~ the price. Pyysin häntä erittelemään hinnan. Steinburg ~d 32 design faults in the reactor. Steinburg luetteli 32 reaktorin suunnitteluvirhettä.

No tästä nyt nähdään heti se, että valmista teknistä sanastoa, joka ymmärtää nimenomaan yritysten materiaalinimikkeet, ei löydy valmiina, mutta siitä myöhemmin oma tarinansa….

Piirustus ei ole nimike

Joka tapauksessa kyllä tällä määritelmällä päästään lähelle ja varsinaiseen asiaan eli Nimike / Item tuotetiedonhallinnan viitekehyksessä kuvaa nimenomaan epämääräisellä artikkelilla tiettyä konkreettista asiaa (ei välttämättä pelkästään esinettä), joka voi olla materiaali, osakokoonpano, lopputuote, palvelutuote, ohjelmistotuote, elektroniikkakomponentti, jne. Olen tähän jatkoksi perinteisesti aina todennut, että piirustus ei ole nimike. Se on dokumentti, joka kuvaa yleensä miten jokin nimike valmistetaan. Voidaanko siis todeta, että dokumentti ei ole nimike? No en olisi tässä niin ehdoton…

Variantti on apuväline

Eräs asiakas kysyi, onko variantti nimike? Totesin, että minun mielestäni ei, josta tietenkin seurasi pitkä väittely, joka saattoi päätyä tasapeliin. Kyseinen henkilö kertoi, että heillä koko tuoteportfolio kuvataan yhdellä varianttinimikkeellä, josta tilauskohtaisilla attribuuteilla toteutetaan asiakaskohtainen toimitus. Jälkipolville jää talteen pelkästään myyntiominaisuuksien lista, ei erillistä ylätason nimikettä. Itse olen edelleen sitä mieltä, että nimike on aina yksiselitteinen kuvaus kohteestaan. Eli tuo Kielikoneen itemize-käännöksessä mainittu sana ”eritellä” on hyvä. Nimikkeessä on siis aina eritelty kaikki sen ominaisuuksia kuvaavat määreet eli attribuutit yksiselitteisesti. Variantti voidaan nähdä apuvälineenä, jolla hallitaan lukuista joukkoa eri nimikkeitä yksinkertaisesti. (Tässä viite vanhaan blogiini ”Kuolema koodiavaimille”)

Onko sarjanumeroyksilö nimike? Sarjanumero uniikkina käsitteenään ei ole nimike. Se kyllä edustaa yleensä jotain nimikettä.

Onko varaosa nimike? Mielenkiintoinen kysymys. Erään määritelmän mukaan Nimikkeestä tulee varaosa heti kun nimiketietoon liitetään käyttökohde ja tietysti tieto siitä, onko kyseinen osa määritelty varaosaksi. Käyttökohde siis määrä varaosa-ominaisuuden, ei nimike itse. Eli käytännössä varaosa on nimike, mutta nimike ei ole varaosa.

Dokumentti on attribuutti

Palataan vielä tuohon dokumenttiin. Miksi dokumentti ei olisi nimike? Tai mikä se on esimerkiksi nimikkeen ”paineastia” yhteydessä? Paineastia, jolla on tietty tilavuus, materiaalitiedot, paineenkesto jne. on yksiselitteisesti nimike. Kuitenkin;  jotta kyseinen paineastianimike voitaisiin PDM-järjestelmässä hyväksyä valmiiksi (eli aproovata) siihen liittyvän viranomaisdokumentaation pitää olla hyväksytty. Siis nimikettä ei ole olemassa ilman tiettyjä dokumentteja. Tässä tapauksessa dokumentti voidaan nähdä nimikkeen attribuuttina.

Jos tehdään rakenteista huoltodokumentaatiota, jossa lopullinen dokumentti koostetaan lopputuotteen tuoterakenteen mukaisesti, ja jokaiseen tuotemoduuliin liittyy oma dokumenttiosa, voidaan näitä dokumenttielementtejä aivan hyvällä omalla tunnolla kutsua nimikkeiksi. Ja koska huoltokirja on elimellinen osa asiakastoimitusta, myös se on oma nimikkeensä, jolla parhaassa tapauksessa on jopa oma hinta.

No nyt tuli sopivasti sivu täyteen. Ottakaa lukijat näppäimistö käteen ja jatkakaa pohdintaa tästä – kuten totesin, mitään tieteellisesti hyväksyttyä määritelmää asialle ei ole. Tosin on niitä väitöskirjoja tehty mitättömämmistäkin aiheista, joten joku akateemisesti valveutunut henkilö voisi ottaa tästä pallon…

PDM Preacher

Mikä on nimike?

Sain eräältä kumppaniltamme joululahjaksi Esko Valtaojan kirjan ”Kaiken käsikirja”. Valtaojan hyvin perusteltu viesti on, että maailmanhistoriassa on ollut vain neljä todella merkittävää tapahtumaa: Homo Sapiensin synty Afrikassa, lähtö alkukodista levittäytymään ympäri koko maailman, maanviljelyksen aloittaminen ja tieteen keksiminen. En nyt siteeraa ko. opusta enempää (kannattaa muuten lukea), mutta tieteen keksimisen seurauksena on aivan vääjäämätöntä, että evoluutio on synnyttänyt myös käsitteen nimike.

Olen näissä blogeissani käsitellyt asiaa suurin piirtein samalla tasolla kuin Esko Valtaoja omaa asiaansa ja leijunut itse avaruuspölyssä kertoessani nimikkeen hienouksista ja mahdollisuuksista pelastaa maailma. Viime kuukausina olen kuitenkin useamman kerran herännyt reaalielämän todellisuuteen nimike-käsitteen tietämyksen tasosta, joten ajattelin palata vielä aivan perusasioihin ja määritellä käsitteen nimike.

Otetaanpa käteen vaikka jokin esine siitä käden ulottuvilta, todennäköisesti kuulakärkikynä löytyy kaikilta (niin kauan kuin niitä vielä pöydällä lojuu ennen täydellistä elektronista vallankumousta).

Kynä

Mitä siinä näkyy: Ensinnäkin kynä itsessään on nimike. Sillä on todennäköisesti identifioiva tunnistekoodi, jolla kaupan kassa on sen tunnistanut, löytänyt järjestelmästä hinnan, ja samalla fiksu ERP-järjestelmä on vähentänyt myydyn kynän varastosta. Kynä on massatuote, joten nimenomaan sinun kynääsi tuskin tunnistetaan jälkeenpäin, mutta kylläkin todennäköisesti valmistuserä, jossa se on tuotettu.

Kynästä voi erottaa heti muitakin osia. Siinä on tietysti runko, joka on yleensä kaksiosainen ja liitetty toisiinsa kierreliitoksella. Molemmat osat ovat myös nimikkeitä, joilla on vastaavasti oma identifioiva tunniste. Tosin kauppa, joka myy kyniä ei todennäköisesti tiedä rungon tai sisältä löytyvän mustesäiliön nimikekoodia, mutta kynän valmistajalle ne ovat ensiarvoisen tärkeitä, jotta oikeat osat löytävät paikkansa kokoonpanossa ja logistiikkaketjussa.

Kynä.osina

Pyhä kolminaisuus

Tietojärjestelmille nimikkeestä riittäisi käytännössä pelkkä identifioiva koodi, mutta kun ihmiset joutuvat esimerkiksi vastaanottamaan nimikkeitä toimittajilta, olisi hyvä että nimikkeeseen liittyisi jokin selväkielinen tunniste, jotta tarkastaja voisi helposti todeta kyseessä olevan oikea tuote. Kun tähän lisätään se, että nimikkeet liikkuvat ympäri maailmaa ja niitä valmistetaan Kiinassa, varastoidaan Brasiliassa ja kokoonpannaan Virossa olisi myös hyvä, jos kuvaukset voisivat löytyä eri kielillä.

kieli

Mustesäiliöitä on saatavilla eri kokoisia ja ne voivat sisältää eri väristä mustetta. Suunnittelijan joka valitsee mustesäiliön suunnittelemaansa kynään, pitäisi pystyä valitsemaan juuri oikea mustesäiliö. Hänen pitäisi siis pystyä vertailemaan tarjolla olevien mustesäiliöiden tilavuutta sekä musteen väriä. Jotta tämä olisi mahdollista ja myös koneellisesti tehtävissä, pitää nimikkeeseen liittää nimenomaan kyseistä nimikettä kuvaavat ominaisuudet.

Nyt meillä on siis kaksi perusmääritelmää nimikkeellistämisestä hanskassa: 1. Nimikkeellä pitää olla identifioiva tunniste (koodi + kuvaus) sekä 2. sen ominaispiirteitä kuvaavat tiedot eli attribuutit. Hieman vaikeusastetta nimikkeellistämiseen tuo se tosiseikka, että esimerkiksi sähkömoottoria kuvaa täysin eri attribuutit kuin vaikkapa urakuulalaakeria.

nimike_yksiloiva

Esimerkiksi mustekynän mustesäiliön yksilöivä tunniste voi näyttää tältä…

nimike_ominaisuudet

…ja attribuutit tältä.

Nimike itsessään on vielä ”tyhmä” nimike, ja pääsääntöisesti tarpeeton, jos se ei liity mihinkään. Niinpä kun nimikkeet liitetään toisiin nimikkeisiin erilaisilla suhteilla eli relaatioilla esimerkiksi tuoterakenteiksi, alkaa syntyä tuoteinformaatiota, ja sitten aletaankin päästä itse asiaan, eli käsiksi liiketoimintahyötyihin ja mahdollisuuksiin.

Samainen mustesäiliö rakenteessa.

Samainen mustesäiliö rakenteessa.

Yksittäinen nimike muuttuu varaosaksi heti, kun sille annetaan tieto mihin toimitettuun lopputuotteeseen se liittyy, ja sen jälkeen sen materiaalinen arvo yleensä vähintään kaksinkertaistuu.

Nimikkeet ovat siis käytännössä osien ja tuotteiden nimeämisen yhteisiä sopimuksia. Ne voivat olla kansainvälisiä: on olemassa miljoonia standardisoitua tuotenimikkeitä. Tai ne voivat olla yrityksen sisäisiä, järjestelmällisiä prosesseja ja nimeämistapoja.

kieli3

Nimike on siis perusta lähes kaikelle! – Ja ihmettelenkin miksi Esko Valtaoja ei omista omaa lukua Kaiken käsikirjassa nimikkeelle.

Ei muuta kuin ylös ulos ja nimikkeellistämään!nimike1

– PDM Preacher