Tehokkaampi tiedolla johtaminen

Otsikon teksti osui silmiini paikallislehteä lukiessa ja aamukahvia juodessa. Kahvi ei mennyt väärään kurkkuun, eikä teksti muutenkaan aiheuttanut suurempaa ahdistusta. Totesin vain itsekseni, että tätähän se teollisuusyrityksen johtamisenkin pitäisi olla joka päivä.

Kärkihankkeet

Otsikon aihe, tiedolla johtaminen, kuuluu yhtenä osa-alueena nykyhallituksen kärkihankkeisiin, mutta on ollut poliitikkojen agendalla jo muutamia vuosia. Erikseen mainittuna toisena kehityskohteena hallituksella on massadatan toimintaohjelma. Toivotan hallitukselle onnistumista näissä asioissa, koska taloudellinen tilanne Suomessa vaatii enenevässä määrin todellisen tiedon tehokkaampaa käsittelyä ja sen avulla johtamista.

Suomalaisissa yrityksissä, jotka kamppailevat kovenevan kotimaisen ja kansainvälisen kilpailun pyörteissä, on tarve saada tehokkaammin todellista tietoa tuotteiden kannattavuudesta ja yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Yritykset ovat tilanteessa, jossa datan määrä lisääntyy. Yritysten laajentuessa tuote- ja nimikemäärät sekä transaktioiden määrä kasvaa vaatien yhä tehokkaampia välineitä, jolla varmistetaan tiedonkäsittelyn riittävä tehokkuus.

Tähän voidaan vaikuttaa osaltaan sillä, että yrityksen Master Data on kunnossa.

Mikäli tuotetiedot eivät ole kunnossa ja tasolla, jolla yrityksen johto saa kuukausittain selkeän tilanneanalyysin siitä, miten tuotteet markkinoilla menestyvät, ei mahdollisuuksia nopeisiin päätöksiin ja muutoksiin ole.

Kannattavuustiedon saanti tuote- tai tuoteperhetasolla antaa mahdollisuuden vaikuttaa nopeasti tilanteeseen. Mikäli päätöksiä ei saada tehtyä ajoissa, ovat lopputuloksena ongelmat, jotka vaikuttavat pahimmassa tapauksessa yrityksen omistajiin, työntekijöihin ja yhteiskuntaan negatiivisesti.

Asiakaskannattavuus ohjaa

Tuotetietojen lisäksi yrityksen asiakas- ja toimittajatiedot ovat avainasemassa tehokkaassa johtamisessa. Asiakaskannattavuuden seuranta auttaa panostamaan oikeaan asiakasryhmään. Toimittajien määrän ja ostovolyymin analysointi mahdollistaa osaltaan säästöt, joihin voidaan päästä hankintoja yhdistämällä ja toimittajamäärää pienentämällä.

Voidaan siis todeta, että hallituksen kärkihankkeet ovat samat kuin yritysten toiminnan- ja prosessien kehityshankkeet. Näin teoriassa. Nostetaan siis jalka jarrulta ja panostetaan prosessi-, informaatio- ja järjestelmäkehitykseen entistä enemmän.

– Guardian of the data

Mainokset

Tietoturva – siitä puhe mistä puute

Tällä kertaa en osunut tuotetiedon vaan harmistuksen ytimeen:

Miten ihmeessä nettirikolliset ja kaikenmaailman ketkut, nsat ja googlet pystyvät jatkamaan tunkeutumista niin yksityisten ihmisten, yritysten kuin valtioiden koneisiin ja verkkoihin. Eikö mitään ole tehtävissä? Tule apuun, Petteri Järvinen!

Omakin sähköposti oli taannoin lähellä joutua roistojen käsiin. Sain yhteistyökumppanilta sähköpostin, jossa oli linkki Google Drive -dokumenttiin. Viesti oli epäilyttävä, joten kysyin (sähköpostitse, luonnollisesti :o) oliko viesti tosiaan häneltä. Sain vastauksen:

Moi Lilli,

Lähetin sinulle Google Doc drive, avaa nähdäksesi, miten päivä menee?

Kiitos,

Soitin kaverille, eikä hän tiennyt mitään lähettäneensä. Kertoi saaneensa aiemmin vastaavan viestin kollegaltaan, ja pahaa aavistamatta oli avannut linkin ja antanut Google-tunnuksensa. Järkytys oli suuri kun hän tajusi, että nyt tunnuksia kalasteli hänen sähköpostinsa, ties mitä rikollisia tarkoituksia varten.

70-luvun kirkasotsaiset nörtit

Jo tietokoneiden alkuaikoina aavisteltiin tietojen väärinkäytön mahdollisuutta ja pelättiin tietorekistereiden intimiteettisuojan pitävyyttä. (Suomen tietokoneistumisen alkumetreille pääsee aikamatkailemaan Ylen Elävän arkiston  mukana, suosittelen lämpimästi 70-luvun nostalgiapläjäystä.)

Tietoturva arvelutti jo silloin, kun Suomessa oli 250 tietokonetta, ja nekin pääasiassa poliisin, teollisuuden, kaupan ja vakuutusyhtiöiden käytössä.

Mutta tietoturvahuolet oli helppo hälventää. Luotettiin siihen, että lainsäädäntö kontrolloi tietorekisteiden käyttöä. Ja osasihan tietokoneen käyttöjärjestelmä estää väärillä käyttäjätunnuksilla annetut käskyt, joten luvattomia tunkeutumisia ei voinut tapahtua.  70-luvulla Internetin tuloon oli vielä neljännesvuosisata, kannettavista tietokoneista puhumattakaan, joten uhkakuvatkin olivat toiset.

Insinööri on nerokas olento, joka löytää ratkaisun kaikkiin teknologisiin ongelmiin. Haluttaessa myös internetin ja tietokoneiden tietoturva olisi voitu suunnitella siten, että väärinkäytökset olisivat paljon vaikeampia. Mutta kehittäjillä ei ollut syytä pyrkiä ensisijaisesti tietoturvalliseen lopputulokseen, vaan oltiin (aivan aiheestakin) hullaannuttu ennen näkemättömistä saavutuksista ja otettiin nopeita teknologisia kehitysaskelia toisensa perään. Lisäksi suunnitelmallista tietoturvaa vaikeutti se, että kehitystä tapahtui yhtä aikaa monella eri taholla, ja edistysaskeleet toimivat katalysaattoreina toisilleen. Tämä voi olla yksi syy tilanteeseen, jossa riittää porsaanreikiä, joita moraalittomat, röyhkeät ja ahneet sumeilematta hyödyntävät.

Tietokone tuo rikkautta ja onnellisuutta…

Palatakseni vielä 70-luvun ”Kaikkialla ATK” -ohjelmaan, tässä suora lainaus toimittajalta: ”Tietokone on tuonut ihmiskunnan mittaamattomien mahdollisuuksien eteen. Jos opimme kontrolloimaan tuota voimaa, ihmiskunnasta tulee rikas ja onnellinen. Jos emme, näkymät eivät vaikuta kovinkaan valoisilta. ”

Näyttää siltä, että 40 vuotta ja lukematon määrä tietokoneita ei ole riittänyt tuomaan rikkautta ja onnellisuutta kuin murto-osalle ihmiskuntaa. Emmekö siis oppineet kontrolloimaan tuota voimaa? Vai onko onnellisuudella ja teknologialla sittenkään mitään tekemistä keskenään.

epäilee Antitekniikan asiantuntija, ja toivottaa onnellista loppupäivää sinulle tietokoneen kanssa tai ilman.

Uutta vuotta ja hyvää verta!

Kävin terveystarkastuksessa. Ei tässä mitään vaivoja ole, perusterve pullukka, mutta kun lakisääteinen tarkastus piti käydä. Siellä ilmeni, että kolesteroli oli vahvoissa lukemissa, yli 9. Lääkäri kirjoitti siitä paikasta reseptin; nyt laitetaan arvot kuntoon ja veri virtaamaan ilman kolestroliklimppejä. (En muuten sitä reseptiä hakenut, vaan tein elintapamuutoksia joilla lukemat laskivat kuuden tuntumaan).

Tarinan pihvi on siinä, että ilman terveystarkastusta en olisi tiennyt korkeasta kolesterolista, se kun ei tunnu eikä näy. Mutta tekee myyräntyötään ja tukkii suonia pikkuhiljaa.

Ja tässä on oiva aasinsilta yrityksen dataan. Sehän on liiketoiminnan verenkiertoa! Tieto virtaa henkilöltä, osastolta ja toiminnosta toiseen, kuljettaen tarpeellista informaatioita.

Tieto voi olla joko rikastettua tai aneemista, laadukasta tai kuonan peitossa. Datan laadun tilaa yritys ei yleensä tiedä, mutta aika pitää huolen siitä, että datan laatu joka tapauksessa heikkenee.

Henkilöstö kutsutaan ikäkausitarkastuksiin säännöllisesti, mutta kuka huomaisi kutsua yrityksen datan terveystarkastukseen?

Huonolaatuinen data voi vaivata pitkään, ennen kuin suuri vahinko pläjähtää silmille. Pientä harmia puutteellinen ja virheellinen data aiheuttaa päivittäin, mutta datamurheista kärsivillä ei ole kokonaiskuvaa tilanteesta, eikä ehkä mandaattia puuttua asiaan.

Olisiko uusi vuosi sopiva hetki laittaa datan verenkierto kuntoon? Nykytilanteen selvittää helppo ja nopea terveystarkastus, nimittäin Datalyysi ™. Lisätietoja voit katsoa täältä. On toistaiseksi vielä maksutonkin, kannattaa kokeilla!

Terveyttä ja Iloa Uuteen Vuoteen sekä Sinulle että firmallesi,

toivottaa Lilli

Tunnistatko takaperoisen muutosprosessin?

Maailmantalouden kehno tila on toiminut erinomaisena pontimena ja ohjannut yritysten liiketoimintoja kohti ydinosaamista. Ylimääräisistä ja eritoten tilauskannan vaihteluille alttiista liiketoiminnoista on hankkiuduttu eroon ulkoistamalla tai toiminnot lopettamalla. On siirrytty yhä hajautetumpiin projektiorganisaatioihin, joissa koko projektin onnistumisen kannalta kriittisiäkin osakokonaisuuksia toteutetaan – usein lainsäädännön mukaisin sekavin kilpailutuksin – aikaansaatujen alihankintaverkostojen avulla. Alihankintojen ketjutuksella ei sinänsä ole enää minkäänlaista määrämittaa.

Oikean ja ajanmukaisen tiedonkulun varmistaminen koko projektiverkoston läpi ilman pullonkauloja niin vertikaalisessa suunnassa yksittäisen yrityksen sisällä kuin myös horisontaalisessakin suunnassa alihankintaverkostossa on tekijä, jota harvoin ylimitoitetaan, mutta usein kuitenkin alimitoitetaan. Luotetaan sopimuksen allekirjoitukseen ja lyödään varmuuden vuoksi kättä päälle.

Pienenä elävän elämän esimerkkinä hajautetusta projektitoiminnasta ja sen kohtaamasta ongelmasta toimii kansainvälistynyt projektiorganisaatio, jossa toteutettava projekti perustuu useamman eri yrityksen ydinosaamiseen ja tuotoksena tulee olemaan asiakkaalle avaimet käteen -periaatteella toimitettava kokonaisuus. Projektia hallinnoidaan keskitetysti, mutta suunnitellaan ja toteutetaan hajautetusti. Suunnittelu toteutetaan moduuliperiaatteella, jossa yhdistetään jo olemassa olevaa suunnittelumateriaalia uuteen suunnitteluun. Tarvittavat nimikkeet ja komponentit koostetaan keskitetylle osto-osastolle, joka suorittaa materiaali- ja laitetoimittajien kilpailutuksen sekä tekee ostopäätöksen.

Tässä vaiheessa ei kuitenkaan käy vielä ilmi, että osa valmiista moduulirakenteista on pitänyt sisällään nimikkeitä vanhentuneilla tuotekoodeilla.

Sen sijaan materiaali- ja laitetoimittajan oma tarjous- ja nimikejärjestelmä on päivittänyt ne automaattisesti viimeisimmän tuotekatalogin mukaisiin tuotteisiin. Ostajalle ei siis vielä tässä vaiheessa välity minkäänlaista viestiä muutoksista, vaan päivitetyt nimikkeet hukkuvat annetun tarjouksen sisään. Sen sijaan ongelma huomataan vasta kokoonpanossa, jossa valmistuskuvan nimikekoodi ei enää vastaakaan toimitettua nimikekoodia. Tämän seurauksena käynnistetään takaperoinen muutosprosessi, jossa:

  1. Tuotannossa todetaan että ongelmaan ei valitettavasti törmätä ensimmäistä kertaa, eikä se siis siten myöskään yllätä. Annetaan pikainen palaute asiasta ostolle.
  2. Osto selvittää manuaalisesti, mitkä nimikekoodeista ovat muuttuneet ja tehdään vastaavat merkinnät hankintaspekseihin. Annetaan kitkerää palautetta suunnitteluun, koska nimikkeet eivät ole ajan tasalla.
  3. Suunnittelu tekee päivitykset valmistuskuviin, revisioi ne ja lähettää valmistukseen uuden suunnittelupaketin.
  4. Ongelma palautuu valmistukseen, jossa kokoonpano on aikataulusyistä jatkunut vanhan revision pohjalta. Nyt pohditaan, ovatko revisiomuutokset seurausta ainoastaan päivitetyistä koodeista vai onko kenties mukana jotain muutakin ja jos niin mitä?

Eri prosessitasojen työpanos yhteen laskettuna koko takaperoiseen muutosprosessiin saadaan helposti kulutettua useampi työpäivä, ellei jopa viikkoja. Jo alun alkaenkin kireäksi vedetty aikataulutus uhkaa vesittyä, mikä aiheuttaa kiireen kumuloitumisen, ylimääräisiä tuotantokustannuksia ja jännitteitä projektiorganisaatiossa. Toteutuksen jälkeen projektiorganisaatio hajoaa uusiin projekteihin eikä kehittävälle yhteenvedolle ja palautteelle jää riittävästi aikaa, vaan sama kierto alkaa jälleen alusta.

Mutta mikä on sitten tarinan opetus? Ajanmukainen ja oikea tieto synnyttää ajanmukaista ja oikeaa dataa – ja päinvastoin. Lyhytnäköinen taloudellisten säästöjen tavoittelu yhdistettynä kiireeseen kostautuu usein tavalla, joiden välistä yhteyttä ei pystytä havaitsemaan.

Ollako vai eikö olla varattu?

Ajattelin jakaa kanssanne kokemuksen viime viikonlopulta – tiedä vaikka olisi hyötyä jollekulle.

Aurinkoisten hiihtosäiden houkuttelemana alettiin suunnitella laskettelureissua viikonlopulle. Parempi puoliskoni selasi nettiä ja löysi yhdestä hiihtokohteesta vapaita mökkejä lauantaille. Hiihtokeskuksen hotellin aamupala, iltasaunat & uinnit sisältyivät myös hintaan. Mies varasi mökin saman tien, eikä sitten muuta kuin iloisena viikonloppua odottelemaan.

Tuli kuitenkin mieleen, että mahtaako mökin vuokraan sisältyä liinavaatteet, joten hän päätti tarkistaa asian. Nettivarauksen palveluntarjoajan sivuilla kerrottiin, että puheluihin vastataan englanniksi ja sähköposteihin suomeksi. Koska mies halusi saada heti vastauksen ja mielellään suomeksi, hän päätti ohittaa varauspalvelun ja soitti suoraan hotelliin, joka näitä mökkejä hallinnoi.

Soittaminen oli fiksu veto, sillä hotellista kerrottiin, että mökit ovat olleet loppuunvarattuja jo pitkään. Meidän mies siihen, että hänen oli onnistunut tehdä varaus vielä samana päivänä, ja varaustilanne näytti että 4 mökkiä jäi vapaaksikin.

Hotellista pahoiteltiin. Nettivarauksissa on ollut vikaa ennenkin, siellä on softavirhe. Pyysivät ottamaan yhteyttä varauspalveluun ja käymään asian heidän kanssaan läpi. No, parin englanninkielisen puhelun ja suomenkielisen sähköpostin jälkeen homma oli kunnossa – mökki peruttu ja huoneisto varattu sen sijaan.

It-alan kokemuksesta tiedän, että ”pobody’s nerfect”: softabugeja valitettavasti on ja tulee. Kaikkia ei saada kiinni ennen tuotantoon menoa, joten niitä aletaan korjata mahdollisimman nopeasti, ja vähintäänkin haetaan kiertotie korjauksen ajaksi. Asiakkaalle pitää olla softan käytöstä aina hyötyä eikä haittaa.

Hakematta tuli mieleen ehdotus, että hotelli ottaisi varaukset vain puhelimitse, kunnes nettiohjelmisto todella toimii. Ja kun varauksessa ilmenee ongelma, kannattaako laittaa asiakas soittamaan ulkomaiselle palveluntuottajalle…

Tällä hetkellä kysyntää on paljon enemmän kuin tarjontaa, joten huonompikin palvelukokemus meille asiakkaille näyttää riittävän. Todisteena tästä ajelimme lauantaina hiihtokeskukseen tyytyväisinä siitä, että mieleen oli tullut tarkistaa ne liinavaatteet. Pohdimme, mahtoiko joku joutua kääntymään mökin pihasta heti paluumatkalle.

Loppu hyvin, kaikki hyvin – huoneisto oli ok ja rinteissä tilaa lasketella mielin määrin, josta todisteena on nyt kipeät pohkeet. Toivottelen punaisia poskia ja aurinkoisia ulkoilukelejä Pääsiäiseksi itse kullekin!

Big data – isoakin isompi

Tykkään siitä kun asiat sanotaan suoraan ja suomeksi. Antaa ihmiselle täällä pohjan perukoilla mahdollisuuden ymmärtää kaikenmaailman asiat oikein. Viimeksi ilahduin törmätessäni yhteen suomalaiseen määritelmään isolle datalle: Jäsentymätön sähköisen tiedon tulva. Tämä kuvaus löytyi toimittaja Elina Lappalaisen kolumnista ”Iso data on rahaa”, Talouselämä 2/13.  (Ei liity aiheeseen, mutta kyseessä on sama Elina Lappalainen, jonka teos ”Syötäväksi kasvatetut”, voitti viime vuoden Tieto-Finlandia-palkinnon.)

Iso data on aika vaatimaton termi ilmiölle, jossa dataa kertyy käsittämättömiä määriä joka hetki. Kuten Elina kirjoittaa, big data on avannut markkinan yrityksille, jotka kehittävät datan ymmärtämistä ja hyödyntämistä helpottavia työkaluja. Heidän ansiostaan saamme lähitulevaisuudessa tehtyä kehittyneitä hakuja eri lähteissä sijaitsevista valtavista datamassoista ja jalostettua tietoa eri tahojen haluamaan käyttöön. Hyödyntäjiä löytyy ainakin markkinoinnin, tutkimuksen, politiikan ja yrityspäättäjien tahoilta.

Big data, big brother?

Huolimatta kaikesta hyvästä mitä siitä seuraa, nousee mieleen jotain orwellimaista…  Toisaalta turha maalata piruja seinälle; elämmehän jo nyt tilanteessa, jossa internetin hakupalveluja käyttävä henkilö voi unohtaa käsitteen ”yksityisyyden suoja”. Koko maailman kaikki nettiin liittyneet yksittäiset tietokoneet ja palvelimet muodostavat jonkinlaisen globaalin data-arkiston. Ei sentään globaalia datanhallintajärjestelmää, koska big datan massan tuottamista, määrää ja sisältöä ei kukaan voi hahmottaa, saati sitten hallita (ainakaan vielä).

Tällaiselle ruohonjuuritasolta maailmaa katsovalle tyypille eräänlaista isoa dataa on omaan sähköpostiin saapuva sekalainen aineisto. Sitäkin voi kuvata määritelmällä jäsentymätön sähköisen tiedon tulva… 

arvelee Antitekniikan asiantuntija Lilli

Nimikkeellistämistä etsimässä

Tuotteistamisen puolesta ei enää tarvitse hehkuttaa, etenkin fyysisten tuotteiden osalta se on monessa firmassa hyväksi koettu käytäntö. Palvelujen osalta homma vaatii enemmän ponnistelua, mutta siinäkin vaivannäkö kannattaa.

Sen sijaan nimikkeellistäminen kuulostaa jo paljon vieraammalta. Silti nimikkeellistäminen voisi olla hyvin tehdyn tuotteistamisen perusta. (Jos nimike käsitteenä on vieras, lukaise tämän blogin avauskirjoitus aiheesta).

Paitsi että yritys itse hyötyy nimikkeellistämisestä, olisi siitä yllättävän suuri ilo myös asiakkaalle. Varsinkin, kun se mitä nykyään sanotaan palveluksi, oli aiemmin nimeltään itsepalvelu.

Esimerkiksi otan lentojen varaamisen – palvelun josta viimeksi tuli tikkuja käteen. Meidän 6 hengen porukka (4 aikuista, 2 lasta) alkoi etsiä hiihtolomalentoja hyvissä ajoin elokuussa. Ennen internettiä lentojen varaaminen hoitui yleensä matkatoimiston kautta. Riitti kun kertoi virkailijalle mistä lähti ja mihin halusi, ja sitten käveltiin ulos toimistosta lippu kädessä. Kaikilla lentoyhtiöillä oli lähes yhdenmukaiset palvelut, tietynmittaisille reiteille sisältyi samat tarjoilut ja laukku kulki maksutta mukana tiettyyn kilorajaan asti. Se oli aikaa ennen halpalentoyhtiöitä.

Haave nimeltä nimikkeellistetty lentomatka

Nyt googlaamalla löytyy lukuisia palveluita – oikeastaan konfiguraattoreita –  joiden avulla saa speksattua itselleen haluamansa lennon. Sopivat vaihtoehdot listautuvat näytölle halutussa järjestyksessä. Minun tapauksessani hintajärjestyksessä, halvimmat ensiksi.

Konfiguraattorit poikkeavat hiukan toisistaan, joten kokeilin muutamaa vaihtoehtoista palvelua sekä lentoyhtiöiden omilta nettisivuilta löytyviä matkahakuja.

Lentovaihtoehtoja löytyi paljon. Speksejä syöttäessäni huomasin, että lapsimatkustajan ikäraja vaihtelee palveluissa, meidän porukassa oli joko 1 tai 2 lapsen hintaista matkustajaa. Varsinainen säätäminen alkoi, kun kysyttiin montako matkalaukkua otamme mukaan. Ja minkä painoisia laukut ovat. Se olikin jo kinkkisempi tilanne, laukut kun pakattaisiin reilun puolen vuoden kuluttua. Laukkujen kustannus vaihteli sekä määrien että painojen suhteen yllättävän paljon eri lentoyhtiöillä, ja jos jättäisi päätöksen vasta lentokentälle, laukkujen hinta nousisi selvästi. (Joku voisi jo tässä vaiheessa todeta, että jos rahat on noin tiukalla niin kannattaako yleensä lähteä kotoa mihinkään.)

Lentomatkan rakenteellistaminenEntä sitten suksipussi, hiihtämään kun oltiin menossa. Jollain yhtiöllä suksipussi sisältyy lennon hintaan, useimmilla ei. Kallein suksikuljetus maksoi suunnilleen saman verran kuin viikon välinevuokraus kohdemaassa. Tietoa eri lentoyhtiöiden käytännöistä ei saanut palvelun sivuilta, vaan pyydettiin menemään jokaisen lentoyhtiön nettisivuille erikseen lukemaan pienellä präntättyä.

Lentohintojen todellinen vertailu osoittautui niin työlääksi, että meidän porukka kyllästyi ja päätyi tuttuun ”finskin suorat lennot kohteeseen”. Ei varmasti halvin, eikä tarkoitus ole markkinoida kyseistä yhtiötä, mutta vaihtoehtojen vertailun sekavuus uuvutti. Asiakkaan edun mukaista olisi, jos lentomatkat lisäpalveluineen standardoitaisiin ja pilkottaisiin nimiketasolle.  Jokainen liikkuva osa olisi siten vertailukelpoinen muihin. Ei liene mahdotonta toteuttaa teknisesti, kai tietokoneissa laskuvoimaa ja nopeutta riittää hakea tieto sovituista lähteistä. Mutta tahtotilaa tähän tuskin löytyy, vedotaan kilpailuun ja erottautumiseen. Jään edelleen kaipaamaan sitä yritystä, joka haluaisi asiakaspalvelullakin erottautua.

Turvallista matkaa maalla, merellä ja ilmassa, toivoo Lilli