Missä se kura syntyy ja kuka siitä on vastuussa?

Kallekin jo aiemmassa kirjoituksessa viittasi otsikossa mainittuun aiheeseen, joka oli tänä vuonna Talentum Eventsin järjestämän Master Data Management 2012 -seminaarin esitekstinä. Seminaarissa moni puhuja korosti ihmisen merkitystä hyvälaatuisen tiedon hallinnassa, eikä varmasti turhaan. Yksittäisen tiedon laatuhan syntyy sitä syötettäessä.

Seminaarissa nähtiin esimerkkejä hyvistä käytännöistä. Niissä kaikissa oli jotain yhteistä. Master datan vastuu oli nimetyllä tiimillä, joka myös hallitsi dataa. Globaalin tason tiimi ylläpitää nimikedataa, ja tiimiltä pyydetään uutta nimikettä sitä tarvittaessa. Koska tiedon laatu on tiimin vastuulla, perustettava nimike tulee syötettyä tarkasti: oikeassa muodossa ja oikeat tiedot oikeissa kentissä, mahdollisen datastandardin mukaisesti. Luonnollisesti tiimi huolehtii myös siitä, ettei duplikaatteja pääse syntymään. Eräs toimija kertoi heidän sisäisen SLA:nsa uuden nimikkeen luonnille olevan 48 tuntia. Äkkiseltään ajateltuna tuon kuvittelisi aiheuttavan käyttäjäkunnassa nurinaa, mutta kokemukset ovatkin päinvastaisia. Ehkä suuri osa aiemmin nimikkeitä luoneista käyttäjistä on omakohtaisesti kokenut tuskaa miettiessään, mitä mihinkin kenttään pitää syöttää, missä muodossa syöte on, mitä yksiköitä käytetään missäkin, onkohan nimike jo olemassa –  tarvittavista kieliversioista puhumattakaan. Nimiketiimin palvelu ei siis ainoastaan paranna nimikedatan laatua, vaan poistaa myös peruskäyttäjiltä työtä, josta he eivät välttämättä pidä.

Vaikka nimiketiimin sisäinen prosessi on yksinkertainen, huolehtii se systemaattisesti ja jatkuvasti tiedon laadusta.

Ihmistyön tärkeyden ohella pitää työkalujen olla kunnossa siten, että ne tukevat mahdollisimman hyvin laadukkaan nimiketiedon tuottamista, ja että laadukas tieto saadaan luotettavasti yrityksen muihin järjestelmiin.

Sponsori

Toinen seminaarin esityksissä esiin tullut yhteinen piirre hyvissä ja huonoissa käytännöissä oli sponsori. Hyvissä käytännöissä master datan käytännöillä oli korkean tason, usein ylimmän johdon, ”tukija” yrityksessä. Huonoissa käytännöissä tuo niin sanottu sponsori puuttui. Ilman korkeimman johdon ymmärrystä ja sitä kautta tukea ei hommaan satsata tarpeeksi resursseja. Tai se joutuu jopa säästötoimien alle, vaikka jotain hyvää olisi saatu aluilleen. Viimeksi eilen kuulin asiakkaamme kertovan, että resursseista on joutunut alkuvaiheessa hieman tappelemaan. Onkohan kyse ollut juurikin riittävän korkean tason sponsorin puutteesta?

Mistä alkuun?

Yrityksissä on huomattava määrä tietoa, johon olisi hyödyllistä soveltaa MDM-käytäntöjä. Nimiketieto on asiakastietojen ohella tyypillisesti eniten ongelmia aiheuttava osa-alue, kun mietitään millaisiin raportteihin asiakastiedoilla tai nimiketiedoilla on vaikutusta. Puhumattakaan raporteista, joissa molemmat ovat vaikuttavia tekijöitä. Ja vielä kun mietitään, mitä esimerkiksi ryvettynyt nimikedata tarkoittaa raporttien luotettavuudelle, voi vain arvailla miten hyviä päätöksiä raporttien perusteella tehdään. Nimiketieto ei ole siis lainkaan hullumpi kohde aloittaa Master Data -käytäntöjen hyödyntäminen. Toki tuon ”aloittamisen” usein kuvitellaan olevan helppo ja kokonaisuutenakin kohtuullisen pieni juttu. Järjestelmän suhteen kyseessä ei ole järisyttävän valtava hanke, mutta toimintamallien muuttaminen keskitettyyn datan hallintaan on usein se, mikä vaikuttaa läpi organisaation enemmän tai vähemmän. Toki jos MDM-käytännöt otetaan käyttöön esimerkiksi ERP-hankkeen yhteydessä, on se tietysti osa massiivista kokonaisuutta. Tärkeää on luonnollisesti miettiä hyvin tarkkaan kunkin organisaation tavoiteltu prosessimalli, mahdollinen tiedon standardointi, välineet ja integraatiot, sekä tietysti tarvittava harmonisointityö olemassa olevan datan laadun saattamiseksi oikealle tasolle. Ja menestykseen tarvitaan vielä se sponsori.

Kura syntyy loppukäyttäjän ja päätten välilläAlkuperäiseen kysymykseen: Missä se paljon puhuttu kura syntyy ja kuka viime kädessä on vastuussa? Suurin osa kurasta syntyy suuren porukan näppäimistön ja selkänojan välissä. Vastuuseen siitä ei oikein tahdo saada ketään.

Kannattaisiko keskittää nimikedatan luomisen ja ylläpitämisen vastuu rajatulle porukalle, jolla on käytössä hyvät työkalut, yksinkertainen mutta kuvattu prosessi, ja se sponsori. Kuraa ei enää synnykään ja tarpeet massiivisille datan harmonisoinneille poistuvat tulevaisuudessa.

– Jani –