Tunnistatko takaperoisen muutosprosessin?

Maailmantalouden kehno tila on toiminut erinomaisena pontimena ja ohjannut yritysten liiketoimintoja kohti ydinosaamista. Ylimääräisistä ja eritoten tilauskannan vaihteluille alttiista liiketoiminnoista on hankkiuduttu eroon ulkoistamalla tai toiminnot lopettamalla. On siirrytty yhä hajautetumpiin projektiorganisaatioihin, joissa koko projektin onnistumisen kannalta kriittisiäkin osakokonaisuuksia toteutetaan – usein lainsäädännön mukaisin sekavin kilpailutuksin – aikaansaatujen alihankintaverkostojen avulla. Alihankintojen ketjutuksella ei sinänsä ole enää minkäänlaista määrämittaa.

Oikean ja ajanmukaisen tiedonkulun varmistaminen koko projektiverkoston läpi ilman pullonkauloja niin vertikaalisessa suunnassa yksittäisen yrityksen sisällä kuin myös horisontaalisessakin suunnassa alihankintaverkostossa on tekijä, jota harvoin ylimitoitetaan, mutta usein kuitenkin alimitoitetaan. Luotetaan sopimuksen allekirjoitukseen ja lyödään varmuuden vuoksi kättä päälle.

Pienenä elävän elämän esimerkkinä hajautetusta projektitoiminnasta ja sen kohtaamasta ongelmasta toimii kansainvälistynyt projektiorganisaatio, jossa toteutettava projekti perustuu useamman eri yrityksen ydinosaamiseen ja tuotoksena tulee olemaan asiakkaalle avaimet käteen -periaatteella toimitettava kokonaisuus. Projektia hallinnoidaan keskitetysti, mutta suunnitellaan ja toteutetaan hajautetusti. Suunnittelu toteutetaan moduuliperiaatteella, jossa yhdistetään jo olemassa olevaa suunnittelumateriaalia uuteen suunnitteluun. Tarvittavat nimikkeet ja komponentit koostetaan keskitetylle osto-osastolle, joka suorittaa materiaali- ja laitetoimittajien kilpailutuksen sekä tekee ostopäätöksen.

Tässä vaiheessa ei kuitenkaan käy vielä ilmi, että osa valmiista moduulirakenteista on pitänyt sisällään nimikkeitä vanhentuneilla tuotekoodeilla.

Sen sijaan materiaali- ja laitetoimittajan oma tarjous- ja nimikejärjestelmä on päivittänyt ne automaattisesti viimeisimmän tuotekatalogin mukaisiin tuotteisiin. Ostajalle ei siis vielä tässä vaiheessa välity minkäänlaista viestiä muutoksista, vaan päivitetyt nimikkeet hukkuvat annetun tarjouksen sisään. Sen sijaan ongelma huomataan vasta kokoonpanossa, jossa valmistuskuvan nimikekoodi ei enää vastaakaan toimitettua nimikekoodia. Tämän seurauksena käynnistetään takaperoinen muutosprosessi, jossa:

  1. Tuotannossa todetaan että ongelmaan ei valitettavasti törmätä ensimmäistä kertaa, eikä se siis siten myöskään yllätä. Annetaan pikainen palaute asiasta ostolle.
  2. Osto selvittää manuaalisesti, mitkä nimikekoodeista ovat muuttuneet ja tehdään vastaavat merkinnät hankintaspekseihin. Annetaan kitkerää palautetta suunnitteluun, koska nimikkeet eivät ole ajan tasalla.
  3. Suunnittelu tekee päivitykset valmistuskuviin, revisioi ne ja lähettää valmistukseen uuden suunnittelupaketin.
  4. Ongelma palautuu valmistukseen, jossa kokoonpano on aikataulusyistä jatkunut vanhan revision pohjalta. Nyt pohditaan, ovatko revisiomuutokset seurausta ainoastaan päivitetyistä koodeista vai onko kenties mukana jotain muutakin ja jos niin mitä?

Eri prosessitasojen työpanos yhteen laskettuna koko takaperoiseen muutosprosessiin saadaan helposti kulutettua useampi työpäivä, ellei jopa viikkoja. Jo alun alkaenkin kireäksi vedetty aikataulutus uhkaa vesittyä, mikä aiheuttaa kiireen kumuloitumisen, ylimääräisiä tuotantokustannuksia ja jännitteitä projektiorganisaatiossa. Toteutuksen jälkeen projektiorganisaatio hajoaa uusiin projekteihin eikä kehittävälle yhteenvedolle ja palautteelle jää riittävästi aikaa, vaan sama kierto alkaa jälleen alusta.

Mutta mikä on sitten tarinan opetus? Ajanmukainen ja oikea tieto synnyttää ajanmukaista ja oikeaa dataa – ja päinvastoin. Lyhytnäköinen taloudellisten säästöjen tavoittelu yhdistettynä kiireeseen kostautuu usein tavalla, joiden välistä yhteyttä ei pystytä havaitsemaan.

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s