Mihin dokumentteja tarvitaan?

Yrityksissä vallitsee pääasiassa kaaos erilaisten dokumenttien suhteen. Word-, Excel-, Powerpoint- ja xx-dokumentteja syntyy kuin sieniä näin syyssateilla. Suurin osa päätyy syntymisen jälkeen unholaan – joko siksi ettei niitä kukaan kaipaa, tai siksi ettei niitä kukaan löydä. Tähän saumaan on iskenyt liuta toimijoita erilaisilla dokumenttien hallinnan ratkaisuilla. Luodaan kansiorakenteita ja erilaisia luokittelutekijöitä auttamaan dokumenttien hakemista. On sisältöhakua, indeksointia, sumeaa logiikkaa ja ties vaikka mitä.

Onko kukaan koskaan vaivautunut miettimään miksi näitä dokumentteja oikein tehdään? No vastaan saman tien – yleisen käsityksen mukaan on laadukasta dokumentoida kaikki tekemiset tulevaisuutta varten, ja laatujärjestelmät pääsääntöisesti perustuvat ohjeisiin, mitä dokumentteja kunkin tehtävän suorittamisesta pitää syntyä.

On myös lukuisia säädoksiä miten viralliset dokumentit muotoillaan – mihin kohtaan otsikko, päivämäärä, dokumentin vastaanottaja jne.

Dokumenttiparadigma vuodelta 3000 eaa

Minun pointtini tässä on se, että koko dokumenttiparadigma on luotu aikana, jolloin papyrus  keksittiin, ja jota Johannes Gutenberg vuonna 1436 hieman modernisoi.

Mietitäänpä dokumentteja yritysmaailmassa. Yleisin dokumentti on todennäköisesti kokousmuistio. Mikä siinä on oleellista? No tietenkin on tärkeää, että syntyy todiste siitä, milloin kokous on pidetty, ketkä ovat osallistujat ja mitä päätöksiä tehtiin. Esimerkkinä vaikka pidempiaikainen projekti, ja sen ohjausryhmän muistio. Jälkipolvia saattaa kiinnostaa miten projekti eteni, eli miten esimerkiksi kustannukset arvioitiin suhteessa budjettiin ja lopulliseen toteumaan ajan funktiona. Tai mitkä olivat päätökset, kun budjetin ylitys ensimmäisen kerran todettiin. Tämän vertailun tekeminen lukemalla projektimuistioita pdf-formaatissa on kohtuullisen manuaalista ja työlästä, vaikka dokumentti helposti löytyisikin. Ja vertailun tulos tietenkin dokumentoidaan taas omaksi dokumentikseen.

Mutta mitäpä jos projektimuistio olisi nimike ja agenda siihen liittyvä rakenne. Yhtenä nimikkeenä rakenteessa olisi ITM00123 KUSTANNUS, jonka attribuutteina budjetti, toteuma ja arvio. Toisena nimikkeenä on ITM00124 AIKATAULU, jonka attribuutteina vastaavasti suunniteltu valmistumisaika, valmiusaste ja arvioitu valmistumisaika. Lisäksi jokainen päätös olisi omana nimikkeenään, joissa attribuutteina kuvaus päätöksestä, vastuuhenkilöt, implementointitapa ja aikataulu. Nimikerakennetta revisioitaisiin jokaisen projektipalaverin jälkeen ja kaikki attribuuttitiedot tallentuisivat tietokantaan, josta niitä voidaan hyödyntää yksinkertaisena rakennevertailuna erilaisiin raportteihin. Johan alkaisi syntyä tietämystä kartuttavaa informaatiota!

muistionimike

muistionimike

ATK:ta

Väitän, että vastaavasti voidaan lähes kaikista dokumenteista poimia oleelliset asiat ja määritellä ne attribuuteiksi ja näin saadaan edistettyä ATK:ta. Tarjoukset esimerkiksi tehdään jo tyypillisesti suoraan raporttina ERP:stä tai myyntikonfiguraattorista, ja käyttö- ja huolto-ohjeet tuotetaan jo monissa yrityksissä rakenteisina dokumentteina. Mielestäni olisi jo hyvä aika haastaa 3000 vuotta vanha käytäntö ja raahata kaikki dokumentit roskalaatikkoon.

Huono puoli on tietysti se, että ihmiset unohtavat kirjoittamisen taidon josta saattaa seurata kulttuurillista rappeutumista, mutta siitä nyt yleensäkään yritysmaailma ei ole ottanut murheita. Sitä paitsi ainahan voi kirjoitella blogeja, jos luomisen tuska iskee…

-PDM Preacher

Advertisements

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s