Hallinnoiko tietohallinto tietoa?

En ole nähnyt virallista tutkimusta siitä, kuinka moni ihminen mieltää datan välittömästi osaksi tietotekniikkaa, mutta väittäisin hyvin monen tekevän niin. Tämä on heijastunut yritysmaailmassa siten, että data, sen hallinnoiminen ja kehittäminen, on pitkään nähty yhtenä tietohallinnon osa-alueena.

Jo PDM-Saarnasmies Salovaaran viimekertaisessa data-aiheisessa artikkelissa todettiin, ettei käsite nimeltä data voi kokonaisuudessaan olla yhden osaston vastuulla.

Sanasta miestä

Termi ”data” tarkoittaa itse asiassa hyvin montaa asiaa ja termin määrittely on lievästi sanottuna moniulotteinen. Omakohtaisen kokemukseni mukaan on kuitenkin olemassa kirjoittamaton sääntö, että datalla tarkoitetaan jotain sähköisessä muodossa olevaa tallennetta/ syötettä ja hyvin usein puhutaan datasta, vaikka kyse on informaatiosta tai tiedosta. Näistä on tullut puhekielessä toistensa synonyymeja. Tässä mielessä tietohallinnon roolina on tarjota riittävät työkalut ja prosessit datan/informaation taltiointiin, varmistamiseen ja tietomassojen hallintaan teknisellä tasolla, niinkuin englanninkielinen termi Information TECHNOLOGY antaa ymmärtää.

Itse datan sisältö, sen oikeellisuus ja riittävyys kuuluu koko organisaation vastuulle. Siis aina sillä, joka dataa järjestelmään luo. HR-järjestelmään uuden työntekijän tiedot syöttävä HR-koordinaattori/-päällikkö/-assistentti/-asiantuntija/-guru on vastuussa tietojen oikeellisuudesta. IT:llä on luonnollisesti (tai siis optimimaailmassa) työkalut, joiden avulla HR-järjestelmään syötettyjen tietojen perusteella provisioidaan uudelle työntekijälle kaikki tarvittava automaattisesti sähköpostiosoitteesta SAP-käyttäjätiliin. Tietohallinto ei päätä sisällöstä.

Tieto rakentuu informaatiosta, joka taasen rakentuu datasta.

Datasta rakentuva informaatio on ensisijaisesti johtamisen ja päätöksenteon työkalu, siksi sen laadukkuuden olettaisi kiinnostavan yritysten johtoa. Seuraava tiedon laatuvirheiden vaikutuksia havainnollistava esimerkki on poimittu suoraan Tietokone-lehden 5/2012 artikkelista ”Yritystä johdetaan tiedolla”:

Konepajayritys saa tilauksen harvoin toimitettavasta vakiotuotteesta. Sen kallein osa, Diesel-moottori, tilattiin kokoonpanoa varten alihankintakumppanilta. Moottorin saapuessa huomattiin varastossa pölyyntynyt laatikko, jossa oli vastaava moottori, joka oli jäänyt yli vastaavanlaisesta isosta toimituksesta. Virhe johtui nimikkeen löytymisestä järjestelmästä kahdella eri koodilla, jonka vuoksi todellista varastotilannetta ei nähty. Kun valmis tuote lähetettiin tilaajalle naapurimaahan, se juuttui viikoiksi kuljetusliikkeen välivarastoihin. Konepaja joutui maksamaan viivästyssakkoja myöhästyneestä toimituksesta. Virheen syy: Asiakkaan tiedoissa oli väärä postinumero.

Tarina ei kerro, onko esimerkki tosi vai ei, mutta opetus on relevantti: kate pieneni, toimitusvarmuus heikkeni ja tuskin asiakastyytyväisyyskään kamalasti parani. Siis vain siksi, koska datassa oli virheitä tai sitä ei ollut olemassa. Osto teki päätöksen ostaa uusi moottori, koska ei löytänyt merkintää sellaisen olemassa olosta omassa varastossa. Asiakastietojen ylläpitoon ei luultavasti oltu määritelty prosessia, eikä postinumeron tarkistaminen siten ollut kenenkään vastuulla.

Voidaanko tästä syyttää tietohallintoa?

Kalle –

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s