Corrupted Information = vääriä päätöksiä?

Pohdiskelen tässä blogiartikkelissani yrityksissä käytettävien tietojärjestelmien (toiminnanohjaus, tuotetiedonhallinta, tms.) kyvykkyyttä palvella liiketoiminnan informaatio-/ohjaustarpeita. Miten kyvykkyyden käy, kun yritys pyrkii mukautumaan liiketoimintaympäristössään tapahtuviin muutoksiin? Etenkin järjestelmien globaali käyttö altistaa yrityksiä tässä käsiteltävälle ilmiölle, muttei ilmiö ole vieras paikallisissakaan implementaatioissa.

Voidaan kai yleisesti todeta, että tietojärjestelmän kuin tietojärjestelmän käyttöönotto liittyy johonkin yrityksen toiminnankehityshankkeeseen. Yritys muuttaa tai kehittää toimintaansa, jolloin uutta toimintatapaa tukemaan tarvitaan jokin työväline (=tietojärjestelmä tai vastaava) tai kehittyneempi versio jo käytössä olevasta työvälineestä. Käyttöönottoa edeltää usein pitkähkö määrittelyvaihe, jonka aikana käyttöönotettavan järjestelmän toiminnallisuus sekä toiminnallisuutta ohjaavat parametrit määritellään. Tehdään siis jonkinlainen vaatimusmäärittely. Näin varmistetaan, että tarvittavat liiketoimintatapahtumat saadaan kirjattua järjestelmään, ja että syötetyn datan perusteella saadaan liiketoiminnan ohjaamiseen tarvittava informaatio yrityksen käyttöön. Järjestelmän toiminnallisuus ja parametrit edustavat yrityksen liiketoimintaympäristön sen hetkistä tilannekuvaa.

Kriittisten liiketoimintajärjestelmien elinkaari on kohtuullisen pitkä, useita vuosia ellei vuosikymmeniä. Tällaisen ajanjakson aikana yritysten liiketoimintaympäristössä yleensä tapahtuu sellaisiakin muutoksia, joihin yrityksen on tavalla tai toisella vastattava omaa toimintaansa muuttamalla.  Samalla myös liiketoiminnan ohjaamisessa tarvittava informaatio muuttuu.

Miten tietojärjestelmät sitten elävät mukana tällaisessa muutoksessa? On sanottu, että esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmät ”betonoivat” yrityksen tavan toimia. Mitä tämä ”betonointi” käytännössä saattaa tarkoittaa?

  1. Onko kyse siitä, että järjestelmät usein itsessään ovat niin kankeita ja vaikeasti säädettävissä, että pientenkin muutosten tekeminen on kallista ja aikaa vievää, eikä siihen siksi haluta panostaa? Vai onko niin, että järjestelmistä puuttuu ”säätövara” ihan kokonaan?
  2. Vai onko kyse siitä, että yritys ei ole ollut halukas tekemään investointia, jolla järjestelmän säätämiseen tarvittava osaaminen olisi tavalla tai toisella hankittu yrityksen käyttöön, vaikka järjestelmä itsessään mahdollistaisi tällaisen säätämisen?
  3. Vai onko niin, että yrityksen johtamiseen käytettävän informaation johtamiseen ei syystä tai toisesta ole kyvykkyyttä?

Niin tai näin, tällaisen kehityksen tuloksena järjestelmien tuottaman informaation laatu heikkenee ja rapautuu aikaa myöden. Yritysten toiminnan tehokkuus kärsii, kun luotettavaa liiketoimintaa ohjaavaa informaatiota ei ole suoraan saatavilla. Informaatiota pitää täydentää ja sen laatua varmistella muista täydentävistä informaatiolähteistä (Excel ;-)).  Tämä yhdistettynä ajan myötä kasvaneeseen informaatiomäärään asettaa yrityksen vaikeaan tilanteeseen – yrityksellä on tietovarastoissaan valtava määrä dataa, jonka perusteella johdettuun ohjausinformaatioon ei voida luottaa.

Teknologia vs. Sisältö

Miten tällaista informaatiojohtamisen kulttuuria voitaisiin lähteä muuttamaan?

Leikitäänpä ajatuksella: Mitä tapahtuisi, jos yrityksen ohjaamiseen käytettävään informaatioon, sen hallintaan ja käyttöarvon ylläpitämiseen suhtauduttaisiin kuten yrityksen tuotantokoneistoon ja -laitteisiin? Tuotannollisissa yrityksissä on kunnossapito-organisaatio, joka vastaa siitä, että yrityksen tuotantokoneisto rakennetaan toimimaan, ja että se toimii yrityksen strategian mukaisesti. Kunnossapito-organisaatio voi olla joko yrityksen oma tai ulkoistettu (hankitaan palveluna, palveluiden ostaminen, palvelukuvaukset, palvelusopimukset, SLA), kunnossapidon johto on kuitenkin yleensä aina yrityksen oma.

Voitaisiin varmaan ajatella, että tietohallinto-organisaatio, tai ainakin osa sitä, hoitaa yrityksissä tällaista roolia. Näkemykseni on kuitenkin se, että nykyisellään yritysten tietohallinto-organisaatiot paneutuvat pikemminkin kaikkeen muuhun kuin yrityksen ohjaamiseen käytettävään informaatioon, sen hallintaan ja käyttöarvon ylläpitämiseen liittyviin tehtäviin. Tekniikka on kehittynyt paljon nopeammin kuin ohjelmistot – teknisten vimpainten kanssa on mukava touhuilla. Mobiilimaailman syövereihin on muodikasta ja mukavaa uppoutua. Virustorjunnan ja haittaohjelmien torjuntaankin pitää paneutua. On somet ja pilvet ja vaikka mitä. Ei siinä ole aikaa miettiä yrityksen ohjaamiseen käytettävään informaatioon liittyviä asioita. Ainakaan jos kukaan ei oikein sitä osaa vaatia.

Mitä jos nostettaisiin yritysinformaatio organisaatiossa sille kuuluvaan keskeiseen rooliin, ja perustettaisiin yrityksiin erillinen yritysinformaation kunnossapito-organisaatio? Se sitten vastaisi yrityksen ohjaamiseen käytettävästä informaatiosta, sen laadusta, hallinnasta ja käyttöarvon ylläpitämiseen liittyvistä tehtävistä.

Lyhyeksi lopuksi oheinen kuva, johon on kiteytetty ainakin osa tämän kirjoituksen sanomasta.

Tarina jatkuu (kuka tietää?) ja kuvakulma tarkentuu artikkelin saaman palautteen perusteella. Jatketaan siis pohdiskelua ja jaetaan ajatuksia. Kiitos ajastanne!

Advertisements

One thought on “Corrupted Information = vääriä päätöksiä?

  1. Informaatio-organisaatio kuullostaa hienolta, jopa järkevältä. Kannatetaan.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s