Löytyykö se järjestelmästä?

Hehkutin taannoin, millaisen vaikutuksen tuotetiedonhallinta-järjestelmä minuun aikoinaan teki. Edelleen olen vakuutettu siitä, että ko. tietojärjestelmä on hyvälle bisnekselle must, mutta toisaalta järjestelmäuskovaisuuteni on myös kokenut kolauksen.

Oma kantapää ja kaverit ovat kertoneet, ettei mikään tietojärjestelmä itsessään tee autuaaksi. Jokaista järjestelmää voisi hioa ja parannella loputtomasti: lisätään uusia toiminnallisuuksia, parannetaan käyttöliittymää ja käytettävyyttä, verkotutaan muihin tarpeellisiin järjestelmiin, yms yms. Mikään toimenpide sinällään ei tuo sijoitettuja euroja takaisin suurempien hyötyjen muodossa, ellei järjestelmää käytetä järkevästi ja yhtenäisesti.

Ihminen on avain

Olen siis törmännyt vanhaan totuuteen: Järjestelmä on juuri niin hyvä kuin sen käyttäjät ovat. Auts.

”Löytyykö se järjestelmästä?” on kysymys jonka usein kuulen ja itsekin kysyn. Ellen vie dokumenttia/tuotetta/asiakasta/ projektia/sähköpostia/etc. järjestelmään, sitä ei ole olemassa!  Tekemäni työ on jäänyt vain omaksi ilokseni, ja jos huonosti käy, en itsekään löydä sitä enää myöhemmin.

Järjestelmää hankittaessa ja ainakin viimeistään ennen käyttöönottoa yhteisesti sovittavat käytännöt ja toimintatavat on nostettava prioriteetille yksi. On varattava aikaa ja mietittävä omat prosessit kuntoon. Tähän kannattaa hakea sparrausapua asiantuntijalta,  jotta uskalletaan kyseenalaistaa vanhat tavat ja saadaan hankittavan järjestelmän antamat mahdollisuudet hyödynnettyä täysimääräisesti.

Seuraava haaste on sitouttaa kaikki käyttäjät uusiin toimintatapoihin. Negatiiviselta kalskahtava ”käyttäjäkuri” on itseasiassa positiivinen asia ja ainoa toimiva lääke, kunnes tiedonhallintajärjestelmään saadaan ajatustenlukutoiminnallisuus mukaan. Sitä odotellessa…

– Lilli

Mainokset

2 thoughts on “Löytyykö se järjestelmästä?

  1. Jokaisessa yrityksessä on joukko ihmisiä, jotka viimeiseen asti vastustavat uuden opettelua. Toisaalta tämä on ymmärrettävää, sillä järjestelmä on vain työkalu ja työkalun tehtävä on tehostaa työn tekoa. Jos uusi järjestelmä pakottaa muistamaan monta uutta asiaa niin että pitää selvittää ja kysyä ohjeita, ei mikään ihme että käyttäjä laittaa liitetiedoston menemään sähköpostilla vanhaan totuttuun tapaan.

    Tärkein pohjavaatimus sujuvaan käyttöön ottoon on, että muutokset käyttäjien ymmärtämiin käsitteisiin ja toimintatapohin pysyvät minimissä. Jos prosessiin on kuitenkin tehtävä muutoksia, niiden täytyy olla sellaisia, että järjestelmä opastaa käyttäjää virheiden välttämiseen. Käyttäjäkurin vaalimisen ja muutosvastarinnan murtamisen sijaan järjestelmien kehittäjät ja käyttöön ottajat voisivatkin nykyistä enemmän miettiä, miten järjestelmän käyttö saataisiin niin intuitiiviseksi, ettei ohjeita tarvitse lukea.

  2. Noinhan se on, jos järjestelmä olisi intuitiivisempi, käyttöönotto olisi houkuttelevampaa ja käyttäminen palkitsevaa. Tätä parhaillaan kehitetään meilläkin, haastetta piisaa.
    Joka tapauksessa järjestelmän pitää olla ihmistä varten ja helpottaa työtä, eikä lisätä tuskaa vaikeudellaan.

    Jos taloon kuitenkin uusi järjestelmä tulee, ja niinkin kattava kuin PDM, silloin on syytä ravistella rakenteita kunnolla. Satsaus on iso, joten miksei sitä hyödynnettäisi täysillä. Vuosien mittaan on voinut jäädä käyttöön toimintatapoja, jotka ovat silloin joskus olleet tarpeen. On toimittu silloisten järjestelmien antamissa puitteissa tai mahdollisesti joidenkin avainhenkilöiden osaamisen/mieltymysten mukaan.
    Parhaassa tapauksessa PDM koskettaa suurta osaa yrityksen toiminnoista, ja kokonaiskuvan muodostamiseksi olisi hyvä käydä läpi kaikki siihen linkkaavat prosessit; tuotekehityksen osuus on varmasti selvä, mutta entä markkinointi tai myynti, miten ne hyötyvät uudesta ”tietopankista” ja yhteistyökalusta? Pystyykö vaikka workflow-toiminnallisuus korvaamaan jonkin aiemman tavan? Tällaisia ajatuksia oli mielessäni kun kirjoitin yhteisesti sovittavista käytännöistä, joten kiitos Otto kommentista, se avasi taas yhden näkökulman lisää.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s